為了加強(qiáng)會計檔案管理,保證會計檔案的安全、完整，企業(yè)單位需要制定并實施相應(yīng)的管理制度。小編為你整理了單位會計檔案管理制度，希望你喜歡。
第一章總則
為了加強(qiáng)會計檔案管理,保證會計檔案的安全、完整、及時,根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部《會計檔案管理辦法》的規(guī)定,結(jié)合本單位實際情況，制定本辦法。
第二章會計檔案管理部門
1.單位檔案主管部門和財務(wù)部門共同負(fù)責(zé)會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。會計檔案的具體管理工作由財務(wù)部門負(fù)責(zé)，由財務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)在專門地點保管。保管地點應(yīng)具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。
2.財務(wù)部門必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
第三章會計檔案歸檔的范圍
1.會計憑證。包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表，涉及對外對私改造資料，銀行存款(借款)對賬單及余額調(diào)節(jié)表等。年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。
2.會計賬簿。包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、各種輔助登記簿等。
3.財務(wù)報告。包括《會計制度》規(guī)定和主管部門臨時通知編報的主要財務(wù)指標(biāo)快報，月、季、年度會計報表，報表附注及財務(wù)情況說明書。上級主管部門對報告的批復(fù)及社會審計的審計報告。
4.其它會計核算資料。凡與會計核算緊密相關(guān)的，由會計部門負(fù)責(zé)辦理的有參考價值的數(shù)據(jù)資料。
5.增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票。
第四章會計檔案的整理
會計年度終了后，應(yīng)將裝訂成冊的會計檔案進(jìn)行整理立卷。各種會計檔案應(yīng)按會計檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。
1.會計憑證。
(1)按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份。
(2)分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。
(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
2.會計賬簿。
各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。
(1)會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其它內(nèi)容。
(2)會計賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。
(3)活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項填寫齊全，撤去賬尺，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。(4)會計賬簿的裝訂順序：
會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底。
(5)裝訂后的會計賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。
(6)賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。
(7)裝訂后，會計賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。
(8)會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細(xì)賬、輔助賬。
3.會計報表。會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。
第五章會計檔案的歸檔保管
1.當(dāng)年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由財務(wù)部門保管一年，期滿后存入檔案并由專人保管。
2.會計檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。3.機(jī)構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。
第六章會計檔案的借閱使用
1.財務(wù)部建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。
2.凡需借會計檔案人員，須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。
3.借閱會計檔案人員，不得在案卷中標(biāo)畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。
4.借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)需需要復(fù)制會計檔案的，須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。
第七章各種會計檔案保管期限
1.會計憑證保管15年。
2.會計賬簿保存15年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存25年。
3.會計報表保存10年，其中年度決算表永久保存。
第八章會計檔案的銷毀
1.會會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀清單，匯同財務(wù)部門共同鑒定后，編制會計檔案銷毀清冊，報經(jīng)主管經(jīng)理和上級主管部門批準(zhǔn)后，方可銷毀。對其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時為止。
2.按規(guī)定銷毀會計檔案時，應(yīng)由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前要認(rèn)真清點、核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況以書面形式報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
第九章附則
1.本制度自頒布之日起實施，未涉及情況按國家有關(guān)規(guī)定處理。
2.附表：《會計檔案保管期限表》﹙見下表﹚。
為了加強(qiáng)項目辦臨時會計檔案管理，保證會計資料的安全、完整，結(jié)合國家會計檔案管理的有關(guān)規(guī)定，特制定本制度。
一、會計人員要按照國家和上級關(guān)于會計憑證、會記賬簿、會計報表、財務(wù)計劃、單位預(yù)算和重要的經(jīng)濟(jì)合同等會計資料，定期收集，審查核對，整理立卷，編制目錄，裝訂成冊，由會計主管人員或指定專人妥善保管。
二、查閱會計檔案，要嚴(yán)格辦事手續(xù)。本單位人員調(diào)閱會計檔案，要經(jīng)會計主管人員同意，外單位人員調(diào)閱會計檔案，要有正式介紹信，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)或財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后要詳細(xì)登記調(diào)閱的檔案名稱、調(diào)閱日期、調(diào)閱人員姓名和工作單位、調(diào)閱理由、歸還日期等。調(diào)閱人員一般不得將會計檔案攜帶外出，需要復(fù)制的，要經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)同意。同時，認(rèn)真登記檔案查閱登記表，作存檔處理。
三、會計檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便。同時嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，除法律規(guī)定的單位領(lǐng)導(dǎo)同意外不得私自向外界提供或者泄露單位的會計信息。
四、會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起，執(zhí)行建設(shè)單位會計檔案保管期限，即：會計憑證15年，銀行存款余額調(diào)節(jié)表3年，現(xiàn)金、銀行日記賬25年，其他明細(xì)賬15年，涉及外事的永久保管。會計報表5年，年度會計決算永久。會計移交清冊15年，會計檔案清冊和銷毀清冊25年。
五、對保管期滿的會計檔案，應(yīng)按照會計檔案管理辦法的規(guī)定，由財政部門和檔案部門共同鑒定，報經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行處理。對需要銷毀的會計檔案，要填寫“會計檔案銷毀清冊”。
六、撤消、合并單位和建設(shè)單位完工后的會計檔案，應(yīng)根據(jù)不同情況分別移交給并入單位，上級主管部門或主管部門指定的其他單位接收保管，并由交接雙方在移交清冊上簽名或蓋單。
為了加強(qiáng)和規(guī)范會計檔案管理，建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密，根據(jù)《會計法》和《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，結(jié)合本單位工作實際情況，特制定本制度。
第一條會計檔案的歸檔范圍。
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、會計年度數(shù)據(jù)備份盤、會計核算系統(tǒng)軟件、操作人的密碼等會計核算專業(yè)資料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：
(一)會計憑證類。包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。
(二)會計賬簿類。包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬、輔助賬簿、其他會計賬簿。
(三)財務(wù)報告類。包括月度、年度財務(wù)報告、其他財務(wù)報告，報告中要有會計報表、附表、附注及必要的文字說明。
(四)其他類。包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊及其他在會計核算工作中直接形成的對國家和社會及各核算單位具有保存價值的會計核算資料。
第二條會計檔案的整理。
會計年度終了后，應(yīng)將裝訂成冊的會計檔案進(jìn)行整理立卷。各種會計檔案應(yīng)按會計檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。
(一)會計憑證
(1)按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份。
(2)分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。
(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
(二)會計賬簿：各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。
(1)會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其它內(nèi)容。
(2)會計賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。
(3)活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項填寫齊(!)全，撤去賬殼，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。
(4)會計賬簿的裝訂順序：
a、會計賬簿裝訂封面;
b、賬簿啟用表;
c、賬戶目錄;
d、按本賬簿頁數(shù)，順序裝訂項頁;
e、會計賬簿裝訂封底。
(5)裝訂后的會計賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。
(6)賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。
(7)裝訂后，會計賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。
(8)會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細(xì)賬、輔助賬。
(三)會計報表
會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。
第三條會計檔案的歸檔保管。
(一)當(dāng)年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由業(yè)務(wù)人員保管一年，期滿后轉(zhuǎn)入檔案室并由專人保管。
(二)會計檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。
(三)機(jī)構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。
(四)磁性介質(zhì)會計資料的歸檔。年度終了，系統(tǒng)管理員將當(dāng)年賬簿、報表等會計電算化資料備份并詳細(xì)標(biāo)注，裝盒交檔案室歸檔。包括：會計年度數(shù)據(jù)備份盤;同期的操作系統(tǒng)、相關(guān)應(yīng)用程序軟件及會計核算系統(tǒng)軟件;操作人的密碼、操作日志等其他會計資料。會計檔案磁性資料保管期限與書面資料一致。會計軟件保管期截止該軟件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介質(zhì)保存的會計資料，根據(jù)保管期限，由系統(tǒng)管理員定期復(fù)制，且應(yīng)標(biāo)識清楚，雙份歸檔，異地存放。
第四條會計檔案的保管期限。會計檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩類。定期保存的會計檔案其保存期限從會計年度終了后的第一天算起，分為3年、5年、10年、15年、25年5類。詳見附表一。
第五條會計檔案的借閱。
(一)建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。
(二)凡需借會計檔案的人員，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。
(三)借閱會計檔案人員，不得在案卷中標(biāo)畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。
(四)借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，需要復(fù)制會計檔案的，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。
第六條會計檔案的銷毀。保管期滿的會計檔案，除本辦法第七條規(guī)定的情形外，按照以下程序銷毀：
(一)會計檔案保管期滿，由檔案管理人員會同財務(wù)人員提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)，起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
(二)局分管領(lǐng)導(dǎo)要在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
(三)銷毀會計檔案時，應(yīng)由同級檔案機(jī)構(gòu)、財政部門和審計部門派人員監(jiān)銷。
(四)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案。銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。
第七條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
在建項目尚未完成的會計檔案，保管期限已滿也不得銷毀。
第八條會計檔案的移交。移交會計檔案，雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。
移交會計檔案時，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱，卷號、冊數(shù)，起止年度和檔案編號，應(yīng)保管期限，已保管期限等內(nèi)容。
交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
第九條會計檔案的保管要采取嚴(yán)格的安全措施。檔案室要做到防火、防盜、防水、防光、防高溫、防塵、防蟲、防鼠，磁性介質(zhì)資料要做到防磁、防雷。重要資料實行雙備份，一份存檔案室，另一份異地存放。磁性介質(zhì)資料應(yīng)定期復(fù)制。經(jīng)過系統(tǒng)整理以后的檔案要入庫上架，排架管理，按全宗號順序依次排列，自左向右，自上而下地進(jìn)行排列，環(huán)境保持通風(fēng)透光。
第十條檔案管理人員做好會計檔案的__，遵守保密制度。
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第一條 制定目的
為了建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、移交、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防會計數(shù)據(jù)毀損、散失和泄密。根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)制定本辦法。
第二條 責(zé)任單位
(一)公司下屬子公司應(yīng)參照本細(xì)則管理會計檔案。各單位必須加強(qiáng)對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
(二)公司財務(wù)部門和檔案管理部門共同負(fù)責(zé)公司會計檔案工作的指導(dǎo)，監(jiān)督和檢查。
第三條 會計檔案范圍
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：
(一)會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。
(二)會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿以及其他會計賬簿。
(三)財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明、其他財務(wù)報告。
(四)其他類：
1.文書部分
(1)各種經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議、擔(dān)保書契約及其附件;
(2)年度財務(wù)計劃，年度財務(wù)工作計劃，年度財務(wù)工作總結(jié)，年度財務(wù)決算編審工作的要求，財政、財務(wù)工作會議文件及資料;
(3)各種財務(wù)分析資料(包括資金分析、經(jīng)濟(jì)活動分析、成本情況分析);
(4)各種調(diào)查報告和典型經(jīng)驗;
(5)資信證明;
(6)重點工程決算資料;
(7)財會部門會議記錄本;
(8)各種投標(biāo)保函;
(9)城建制劃轉(zhuǎn)、撤銷、合并單位的全部交接資料。
2.報表部分：年度各項經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)完成情況報表(包括統(tǒng)計、質(zhì)量、勞動工資、安全生產(chǎn)、設(shè)備情況、科技成果及效益等);副食月報表;勞保統(tǒng)籌報表;財務(wù)大檢查報表;社會公司購買力報表;國庫券和其他債券分配和統(tǒng)計報表;會計人員統(tǒng)計表;會計人員考試情況統(tǒng)計表;會計從業(yè)資格證書登記表;職稱評定審批表;會計達(dá)標(biāo)升級申報、驗收、審批表;先進(jìn)會計審批表;報廢后的固定資產(chǎn)卡片;各種臺賬等。
以上這些會計資料和報表，由經(jīng)辦人在每一項業(yè)務(wù)完成時及時整理存檔;也可以年度一次整理，分別裝訂。存檔前，要經(jīng)財會部門負(fù)責(zé)人簽字后方能存檔。
第四條 會計檔案管理總原則
(一)公司財務(wù)部門每年形成的會計檔案，由財務(wù)部按照公司檔案歸檔制度的要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，并編制會計檔案保管清冊。
(二)當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，由財務(wù)部保管一年，期滿之后，由財務(wù)部編制會計檔案移交清冊，移交公司總辦綜合檔案室統(tǒng)一保管，子公司未設(shè)立檔案室的，應(yīng)由所在單位在財務(wù)部門指定專人保管，出納人員不得兼管會計檔案。
(三)移交檔案室保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案室應(yīng)當(dāng)會同財務(wù)部經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。
(四)立卷歸檔的會計憑證、賬簿、報告(報表)及其他有關(guān)會計材料必須要完整、準(zhǔn)確，組卷要整齊、規(guī)范，并按檔案分類順序編號。會計檔案的保管設(shè)備及檔案裝具要符合國家要求。
(五)檔案室保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)及財務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
(六)會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。
會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
第五條 電算化會計檔案管理制度
會計檔案是會計資料的歷史文件，公司實行會計電算化工作后，會計資料的存儲方式有了重大變化，從單純的紙介質(zhì)變成各種磁性介質(zhì)，為此，制定公司電算化會計檔案管理制度。
(一)電算化會計檔案的內(nèi)容
電算化會計檔案，包括存儲在計算機(jī)中的會計數(shù)據(jù)(以磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù))和計算機(jī)打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)。會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬薄、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數(shù)據(jù)，以及會計軟件系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔和其他會計資料。
(二)電算化會計檔案的保存期限
會計檔案的保存期限按現(xiàn)行制度規(guī)定的各種檔案存放時間保管。通過計算機(jī)計算打印輸出的各類帳薄、憑證清單等視同原手工登記的帳薄等會計資料進(jìn)行保管。由機(jī)器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，須補(bǔ)充打印，并由操作人員在打印輸出文件上簽字蓋章。會計電算化系統(tǒng)開發(fā)的全套文件檔案資料視同會計檔案進(jìn)行管理，保存期限最低截止至該系統(tǒng)停止使用或重大更改后三年。
(三)電算化會計檔案存放要求
會計檔案存放做到“八防”，即：防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防高溫、防強(qiáng)磁場、防凍。會計數(shù)據(jù)的備份軟盤應(yīng)分別存放在三個不同地點，并定期復(fù)制。
(四)電算化會計檔案借閱制度
本單位人員借閱由財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);外單位人員借閱需持介紹信經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。任何人不得擅自將會計檔案帶離檔案室，不得泄露會計核算軟件資料，未經(jīng)許可不得復(fù)制，轉(zhuǎn)移、更不準(zhǔn)進(jìn)行刪改、更換內(nèi)容。
第六條 公司合并、分立與解散的會計檔案管理
(一)公司下屬子公司因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，由公司財務(wù)部派員協(xié)助終止單位的財務(wù)部門進(jìn)行整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案移交清冊，經(jīng)公司財務(wù)部主管審核后移交綜合檔案室統(tǒng)一保管。
(二)公司下屬子公司合并，其會計檔案應(yīng)由合并單位保管。
(三)公司下屬子公司撤銷解散后，其會計檔案應(yīng)由其主管公司接收、保管。
第七條 會計檔案借閱的批準(zhǔn)權(quán)限
(一)本單位財會部門內(nèi)部人員借閱會計檔案。會計檔案存在財會部門的，檔案保管人員應(yīng)及時提供;會計檔案存在檔案部門檔案庫的，到檔案庫借閱，檔案保管人員應(yīng)及時提供。
(二)本單位其他部門借閱會計檔案。會計檔案存在財務(wù)部門的，要經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方能借閱;會計檔案存在檔案部門檔案庫的，要經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方能借閱。
(三)外單位人員借閱會計檔案。要持單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方能借閱。
(四)借閱會計檔案應(yīng)在財會部門或檔案部門的檔案庫(室)內(nèi)查閱。須拿出檔案庫(室)時要經(jīng)檔案部門和財會負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，必須攜帶出單位的要經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
(五)需要接觸財會部門或檔案庫的會計檔案，必須辦理借閱手續(xù)，在“會計檔案借閱登記簿”上進(jìn)行登記，歸還時還應(yīng)注明歸還時間和利用效果。
(六)會計檔案的銷毀。由檔案、審計和財會部門共同對應(yīng)銷毀的會計檔案進(jìn)行鑒定，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”，方能銷毀。
(七)總公司會計檔案的銷毀。由檔案、審計和財會部門共同對應(yīng)銷毀的會計檔案進(jìn)行鑒定，經(jīng)總公司董事會審核后，編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”，并派人監(jiān)銷，方能銷毀。
(八)會計部門保管的會計檔案的銷毀。應(yīng)由會計部門編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。經(jīng)檔案、審計部門鑒定、審批和見效。
(九)基層單位會計檔案的銷毀。應(yīng)由財會人員編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審查后，報經(jīng)公司檔案部門和財會部門審查批準(zhǔn)，并派人監(jiān)銷，方能銷毀。
(十)會計檔案保管期滿時，其中有的原始憑證還有使用價值的，例如未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)業(yè)務(wù)的憑證，應(yīng)單獨抽出另行立卷保管。直保管到確無實用價值時再銷毀。
第八條 會計檔案移交
(一)負(fù)責(zé)會計檔案的保管人員，應(yīng)相對穩(wěn)定。如果保管人員有變動，必須辦理交接手續(xù)后才能離開。交接時移交人與接替人應(yīng)按會計檔案目錄逐一點交。如發(fā)現(xiàn)會計檔案有短缺，應(yīng)由移交人負(fù)責(zé)找齊，如有丟失，移交人應(yīng)查明原因，承擔(dān)責(zé)任。點交清楚后應(yīng)由雙方在移交表上簽字。
(二)撤銷單位的會計檔案移交。被撤銷單位的會計檔案應(yīng)經(jīng)上級審計和財務(wù)部門審查后，編制會計檔案移交清冊，上交上級檔案或財會部門保管。
(三)被合并單位的會計檔案移交。被合并單位應(yīng)編制移交清冊移交給并入單位。雙方經(jīng)辦人按移交清冊進(jìn)行點交后，雙方經(jīng)辦人和負(fù)責(zé)人在移交清單上簽字，上級檔案和財務(wù)部門派員監(jiān)交。
第九條 會計檔案的銷毀
(一)保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序銷毀：
1.由檔案室會同財務(wù)部提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
2.公司主管領(lǐng)導(dǎo)及檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
3.銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案鑒定小組和財務(wù)部共同派員監(jiān)銷。
4.監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。
(二)保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。與正在建設(shè)項目有關(guān)聯(lián)的會計檔案，保管期滿也不得銷毀。
第十條 本制度由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。
第十一條 本制度自批準(zhǔn)下發(fā)之日起施行。
第一條 制定目的
為進(jìn)一步加強(qiáng)會計檔案管理， 保證會計檔案妥善保管、預(yù)防丟失和泄密，根據(jù)《公司法》、《企業(yè)財務(wù)管制度》及《會計檔案管理辦法》等法律、法規(guī)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合我司實際情況，特制定本管理辦法。
第二條 適用范圍
本制度適用于集團(tuán)所有分支機(jī)構(gòu)。
第三條 管理部門
1、 集團(tuán)各分支機(jī)構(gòu)檔案管理部門和財務(wù)部門共同負(fù)責(zé)會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。會計檔案的具體管理工作由財務(wù)部門負(fù)責(zé)，由財務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)在專門地點保管。保管地點應(yīng)具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。
2、 集團(tuán)財務(wù)部及內(nèi)部有關(guān)的分公司、子公司，必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、丟失和泄密。
第四條 會計檔案歸檔范圍
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、財務(wù)分析、財務(wù)政策、管理制度等專業(yè)材料，是記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要材料和證據(jù)，具體包括：
1、 會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。
2、 會計賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。
3、 財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。
4、 票據(jù)類： 增值稅發(fā)票、普通發(fā)票、支票、銀行匯票等。
5、 其他類：財務(wù)預(yù)算及分析材料、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計政策、管理制度、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。
第五條 會計檔案的裝訂和保管
1、 每年形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，憑證用綿紙封口并蓋章，編制會計檔案保管清冊。
2、 會計檔案的裝訂：會計檔案的裝訂包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他資料的裝訂，裝訂要符合國家會計檔案要求，內(nèi)容齊全，便于查閱。
3、 會計檔案的保管：會計檔案由財務(wù)負(fù)責(zé)人指定專人保管，出納人員不得兼管會計檔案。會計檔案由財務(wù)會計部門保管1年，期滿后應(yīng)由財務(wù)部門編造清冊移交本公司檔案部門保管。
4、 檔案部門接收保管的會計檔案，應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的應(yīng)會同財務(wù)部門和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。
第六條 會計檔案的借閱
1、 會計檔案為本公司提供利用，原則上不得外借。如有特殊需要，須經(jīng)公司負(fù)責(zé)人或集團(tuán)相關(guān)負(fù)責(zé)人、會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人(會計主管)批準(zhǔn)方可借閱。
2、 公司以外的部門借閱會計檔案時，借閱人應(yīng)持有所屬單位正式介紹信，經(jīng)被借閱單位會計主管人員和公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。集團(tuán)總部部門因工作需要須借閱各分子公司會計檔案時，應(yīng)經(jīng)集團(tuán)財務(wù)總監(jiān)和被借閱單位財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。
3、 財務(wù)部應(yīng)建立借閱登記清冊，所有借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。(詳見附表)
4、 借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標(biāo)記，不得拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件。如有特殊情況，須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)主管批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件。
5、 借出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。 6、 所有內(nèi)外部會計檔案借閱，一律須被借閱單位財務(wù)部檔案管理員全程陪同，借閱地點僅限本單位檔案室或財務(wù)部。
第七條 會計檔案的保管期限
1、 會計憑證保管15年。
2、 會計賬簿保存15年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存25年。
3、 會計報表保存10年，其中年度決算表永久保存。
4、 會計移交清冊15年。
5、 會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊，永久保存。具體保管期限詳見附表“會計檔案保管期限”。
第八條 會計檔案的銷毀
1、、 會計檔案保管期限滿，需要銷毀時，應(yīng)由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務(wù)部門共同鑒定、嚴(yán)格審查，編造會計檔案銷毀清冊，經(jīng)本公司負(fù)責(zé)人審查，報請集團(tuán)總裁、董事長批準(zhǔn)后銷毀。但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止。
2、 銷毀檔案前，應(yīng)按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對;各單位銷毀會計檔案時應(yīng)由檔案管理部門和財會部門共同派員監(jiān)銷，上級主管部門派員監(jiān)銷。
3、 會計檔案銷毀后，經(jīng)辦人在“銷毀清冊”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負(fù)責(zé)，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報公司負(fù)責(zé)人，一份歸入檔案備查。
第九條 獎懲辦法
對會計檔案保管較好，有突出貢獻(xiàn)者，予以獎勵。對違反會計檔案管理者，視情節(jié)輕重，予以行政處罰，情節(jié)較嚴(yán)重者由司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。
第十條 附則
1、 本管理制度自2009年10月1日起執(zhí)行，以前制度與本制度相抵觸的，以本制度為準(zhǔn)。
2、本管理制度未盡事宜, 按集團(tuán)相關(guān)制度執(zhí)行。 3、本管理制度由集團(tuán)財務(wù)管理部負(fù)責(zé)解釋和修改。
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