制度的制定應(yīng)該考慮到實(shí)際情況和可行性，避免出現(xiàn)過于復(fù)雜、難以實(shí)施或無法達(dá)到預(yù)期效果的情況。那要怎么寫管理公司的規(guī)章制度有哪些呢？這里提供一些管理公司的規(guī)章制度有哪些，希望對(duì)大家能有所幫助。
公司規(guī)章制度的合法性
公司一般會(huì)根據(jù)自己的規(guī)章制度對(duì)員工做出處罰，但是公司是否考慮過公司規(guī)章制度是否合法呢?
公司的規(guī)章制度的合法性主要是要看在員工與公司發(fā)生糾紛時(shí)，是否可以做為法院判案的依據(jù)，根據(jù)《最高人民法院關(guān)于審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件適用法律若干問題的解釋》第十九條“用人單位根據(jù)《勞動(dòng)法》第四條之規(guī)定，通過民主程序制定的規(guī)章制度，不違反國家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，并已向勞動(dòng)者公示的，可以作為人民法院審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件的依據(jù)?！备鶕?jù)該司法解釋的規(guī)定，我們可以看出。公司的規(guī)章制度的合法性必須符合幾個(gè)要件：第一，公司規(guī)章制度的制定必須經(jīng)過民主程序。第二公司的規(guī)章制度的內(nèi)容不得違返國家現(xiàn)行的法律、行政法規(guī)及政策性規(guī)定。第三，公司的規(guī)章制度必須向勞動(dòng)者公示。這三個(gè)要件缺一不可，否則不能作為法院或仲裁機(jī)構(gòu)審理勞動(dòng)案件的依據(jù)，也就是否認(rèn)了公司規(guī)章制度的法律適用性即合法性。
對(duì)于這三個(gè)必要條件在法庭審理中的舉證責(zé)任，除了第二點(diǎn)以外，第一點(diǎn)和第三點(diǎn)均應(yīng)由公司方提供證據(jù)。因?yàn)?，根?jù)__年5月1日起施行的《中華人民共和國勞動(dòng)爭(zhēng)議調(diào)解仲裁法》第六條“發(fā)生勞動(dòng)爭(zhēng)議，當(dāng)事人對(duì)自己提出的主張，有責(zé)任提供證據(jù)。與爭(zhēng)議事項(xiàng)有關(guān)的證據(jù)屬于用人單位掌握管理的，用人單位應(yīng)當(dāng)提供;用人單位不提供的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)不利后果”規(guī)定，公司對(duì)于自己的規(guī)章制度的制定是否經(jīng)過民主程序及該規(guī)章制度是否向勞動(dòng)者公示均負(fù)有舉證責(zé)任，也就是要提供會(huì)議記錄及公示記錄。因?yàn)槠鋵儆谟萌藛挝徽莆展芾淼淖C據(jù)，應(yīng)該由用人單位提供;用人單位不提供的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)不利后果。
有些公司在沒有明確的規(guī)章制度的情況下，僅依據(jù)《工作考核管理作業(yè)指導(dǎo)書》對(duì)員工進(jìn)行處罰，并依此做出除名的處理決定是不合法的行為。首先在法律上說這種《作業(yè)指導(dǎo)書》是否可以算做公司的規(guī)章制度呢?這種作業(yè)指導(dǎo)書只是對(duì)操作人員的一種行為或程序上的指導(dǎo)，并不能算做法律規(guī)定的公司規(guī)章制度，其形式上就存在爭(zhēng)議。第二，一般這種《作業(yè)指導(dǎo)書》也不會(huì)是通過公司民主程序制定的，通常是在幾個(gè)公司管理人員的討論下就通過了。這一點(diǎn)也不能夠符合本文上述司法解釋對(duì)規(guī)章制度制定的程序要求。
什么是公司的民主程序呢?在《中華人民共和國公司法》第十八條第二款“公司依照憲法和有關(guān)法律的規(guī)定，通過職工代表大會(huì)或者其他形式，實(shí)行民主管理。”及第三款“公司研究決定改制以及經(jīng)營方面的重大問題、制定重要的規(guī)章制度時(shí)，應(yīng)當(dāng)聽取公司工會(huì)的意見，并通過職工代表大會(huì)或者其他形式聽取職工的意見和建議?！边@是公司民主管理程序的法律依據(jù)。
由此可知，公司的規(guī)章制度想被法院做為審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件的依據(jù)只有在滿足以上三點(diǎn)必要條件時(shí)才能夠被認(rèn)可。
公司規(guī)章制度作用
規(guī)章制度的使用范圍極其廣泛，大至國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、各行業(yè)、各系統(tǒng)，小至單位、部門、班組。它是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動(dòng)的準(zhǔn)則和依據(jù)，因此，規(guī)章制度對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)、文化教育事業(yè)的發(fā)展，對(duì)社會(huì)公共秩序的維護(hù)，有著十分重要的作用。
規(guī)章制度的特點(diǎn)：
⒈約束性。規(guī)章制度明確規(guī)定了應(yīng)該做什么，不應(yīng)該做什么。它是人們的行為準(zhǔn)則，一經(jīng)生效，有關(guān)單位或個(gè)人就必須嚴(yán)格遵守或遵照?qǐng)?zhí)行。如果違反有關(guān)條款，就要受到相應(yīng)的處罰。
⒉權(quán)威性。規(guī)章制度的權(quán)威性來源于機(jī)關(guān)單位的權(quán)威性。規(guī)章制度的作者是法定的，即依法能以自己的名義行使權(quán)利與承擔(dān)義務(wù)的組織。規(guī)章制度是這些法定作者根據(jù)自己的職責(zé)和權(quán)限制訂，是本級(jí)機(jī)關(guān)權(quán)力意志的反映。
⒊穩(wěn)定性。規(guī)章制度既然是人們的行為準(zhǔn)則，就不宜經(jīng)常變動(dòng)和修改，應(yīng)具有相對(duì)穩(wěn)定性。因此，不能將脫離實(shí)際的條文，屬于臨時(shí)性的、個(gè)別性的問題，暫還沒有條件實(shí)行的問題引入規(guī)章制度。但并不是說規(guī)章制度是一成不變的，在條件成熟的時(shí)候或環(huán)境發(fā)生了變化，我們應(yīng)及時(shí)修改并完善它。
1、文書立卷
每年年初機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門首先要制訂出當(dāng)年可能形成文件的案卷類目，根據(jù)案卷類目做好平時(shí)的文件收集、分類工作。在文件收集齊全的基礎(chǔ)上，將文件按以下特征逐項(xiàng)分開。
①分年度。將文件按其形成的年度分開。
②分級(jí)別。將文件按其作者之間的關(guān)系分成上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)。對(duì)互相聯(lián)系緊密的文件，如上級(jí)的批復(fù)、下級(jí)的請(qǐng)示應(yīng)放在一起。
③分機(jī)構(gòu)。將文件按其產(chǎn)生或承辦部門分開。
④分問題。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。
⑤分期限。根據(jù)《文書檔案保管期限的規(guī)定》，將文件按不同的保管期限分開。
在文書分類的基礎(chǔ)上，根據(jù)實(shí)際情況，靈活運(yùn)用文件各特征（問題、作者、時(shí)間、地區(qū)、文件名稱、文件往來機(jī)關(guān)），分別組合成若干個(gè)案卷。擬寫案卷標(biāo)題，簡(jiǎn)明、確切地反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷正式確定下來后，根據(jù)卷內(nèi)文件時(shí)間、重要程序、問題、作者、地區(qū)、文件名稱、文書往來機(jī)關(guān)等具體情況系統(tǒng)排列。編寫卷內(nèi)文件的頁號(hào)；填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表；拆除檔案文件上的金屬物，裝訂案卷；填寫案卷封面，包括案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件的起止年月、頁數(shù)、件數(shù)、保管期限、案卷編號(hào)等。
2、檔案管理
將檔案庫房的檔案柜、架科學(xué)排列編號(hào)。保持庫房?jī)?nèi)外清潔衛(wèi)生。學(xué)習(xí)和掌握檔案保護(hù)技術(shù)。庫房要有防高溫、防潮、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施，避免灰塵、有害氣體、微生物、蟲、鼠等對(duì)檔案的危害。
3、檔案利用
準(zhǔn)備檢索工具。編制案卷目錄、全引目錄、專題文件目錄、資料卡片、檔案資料存放索引、匯編有關(guān)文件、參考資料等，并積極開展檔案史料的編研工作。查閱、借閱有關(guān)文件，需經(jīng)秘書長(zhǎng)批準(zhǔn)；對(duì)摘抄、復(fù)制的檔案資料進(jìn)行審核、登記，然后在摘抄、復(fù)印件上注明出外、時(shí)間。借閱檔案，應(yīng)認(rèn)真填寫借閱登記薄《檔案利用效果登記表》，以便存查。對(duì)借出的檔案資料要按時(shí)收回入庫。
4、檔案統(tǒng)計(jì)
建立檔案收進(jìn)、移出登記簿。準(zhǔn)確編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)，及時(shí)上報(bào)有關(guān)部門。
5、檔案鑒定
根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，制定檔案保管期限表，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員組成鑒定小組，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。剔除沒有保存價(jià)值的文件，對(duì)歸檔文件確定其保管期限。對(duì)保管期限已經(jīng)滿10年的檔案，移交市檔案館保存。對(duì)會(huì)議形成的資料、市政協(xié)大事記、常委會(huì)議記錄等也要立卷、歸檔、入館。
一、為促進(jìn)公司規(guī)章制度制定與管理工作規(guī)范化、程序化，提高建章立制的質(zhì)量，制定本規(guī)定。
二、本規(guī)定所稱的規(guī)章制度，就是指匯波公司針對(duì)生產(chǎn)、經(jīng)營、技術(shù)、管理等項(xiàng)活動(dòng)所制定的管理規(guī)范的總稱。
三、本規(guī)定適用于匯波公司規(guī)章制度的制定計(jì)劃、起草、審核、頒布、解釋、修改、備案與廢止等相關(guān)活動(dòng)。
四、制定規(guī)章制度，應(yīng)當(dāng)遵循下列原則：
1、堅(jiān)持依法制訂的原則；法律、法規(guī)已經(jīng)明確規(guī)定的原則上不作重復(fù)規(guī)定；
2、堅(jiān)持從企業(yè)實(shí)際出發(fā)，符合企業(yè)改革與發(fā)展總體目標(biāo)；
3、堅(jiān)持政企分開，有利于現(xiàn)代企業(yè)制度的建立；
4、注意制度間的協(xié)調(diào)性，避免各項(xiàng)制度之間沖突與遺漏；
5、遵循長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，年度計(jì)劃，適時(shí)修訂，定期清理，統(tǒng)一規(guī)范的原則。
五、制定規(guī)章制度的要求。
1、全面性：全面性既要包括制度范圍的全面性，也包含制度本身的全面性；
2、準(zhǔn)確性：規(guī)章制度用語應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔，條文內(nèi)容應(yīng)當(dāng)明確、具體；
3、可操作性：具有操作的相關(guān)流程，明確相關(guān)工作的負(fù)責(zé)部門與責(zé)任人；
4、實(shí)際性：高標(biāo)準(zhǔn)切合企業(yè)經(jīng)營管理的實(shí)際；
5、穩(wěn)定性：能在一定時(shí)間與一定范圍內(nèi)適用；
6、服務(wù)性：制度本身應(yīng)體現(xiàn)服務(wù)企業(yè)發(fā)展的需求。
六、公司管理中心總經(jīng)理行使規(guī)章制度的審核、批準(zhǔn)、修訂與廢止權(quán)。
七、公司管理中心行政組就是規(guī)章制度制定與管理的歸口管理部門。其主要職責(zé)就是：
1、負(fù)責(zé)規(guī)章制度體系的編制工作；
2、負(fù)責(zé)組織擬定規(guī)章制度制定的年度計(jì)劃；
3、根據(jù)規(guī)劃督促、檢查、協(xié)助各部門起草規(guī)章制度草案；
4、起草公司綜合性規(guī)章制度；
5、負(fù)責(zé)規(guī)章制度草案規(guī)范的審核；
6、組織規(guī)章制度草案論證、修改、定稿、報(bào)送、審批等工作；
7、負(fù)責(zé)收集規(guī)章制度執(zhí)行中存在的問題，提出完善、修改與廢止有關(guān)規(guī)章制度的建議；
8、負(fù)責(zé)規(guī)章制度編號(hào)的管理工作；
9、負(fù)責(zé)規(guī)章制度的保管、存檔工作。
八、公司管理中心總經(jīng)理履行下列職責(zé)：
1、負(fù)責(zé)規(guī)章制度草案的文字審核工作；
2、負(fù)責(zé)規(guī)章制度的行文規(guī)范審核工作；
九、公司職能部門根據(jù)規(guī)章制度體系整體規(guī)劃，制訂本部門規(guī)章制度年度計(jì)劃。
十、管理中心行政組對(duì)各部門提出的規(guī)章制度年度計(jì)劃進(jìn)行協(xié)調(diào)與審核，編制公司規(guī)章制度制訂年度計(jì)劃。
十一、起草規(guī)章制度應(yīng)注意規(guī)章制度彼此之間的協(xié)調(diào)與銜接，并就規(guī)章制度之間對(duì)同一事項(xiàng)的不同具體規(guī)定在上報(bào)時(shí)作出專門說明。
十二、對(duì)涉及兩個(gè)以上部門業(yè)務(wù)的規(guī)章制度，由相關(guān)部門組成聯(lián)合起草小組起草，管理中心行政組協(xié)助。
十三、規(guī)章制度的起草，應(yīng)按下列步驟進(jìn)行：
1、收集資料，掌握有關(guān)法律、法規(guī)以及其她企業(yè)的相關(guān)規(guī)定；
2、調(diào)查研究，提出解決問題的辦法、措施；
3、撰寫草案；
4、將草案發(fā)至集團(tuán)相關(guān)單位征求意見；
5、匯總意見，修改草案；
十四、規(guī)章制度一般應(yīng)包括下列內(nèi)容：
1、目的：清晰簡(jiǎn)潔說明本制度控制的活動(dòng)與內(nèi)容。
2、適用范圍：明確規(guī)章制度所涉及的有關(guān)部門(單位)、人員、事項(xiàng)與活動(dòng)。
3、職責(zé)：規(guī)定實(shí)施本制度的部門(單位)或人員的責(zé)任與權(quán)限。
4、制度規(guī)范的內(nèi)容、要求與程序；對(duì)相應(yīng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的約束與要求。
5、相應(yīng)活動(dòng)、事項(xiàng)的詳細(xì)流程，附相關(guān)的工作流程圖。
6、支持性文件與相關(guān)記錄、圖表，包括與本制度相關(guān)的支持性文件、規(guī)定，各種應(yīng)保留的相關(guān)記錄、表格、單據(jù)等。
十五、規(guī)章制度篇章結(jié)構(gòu)排列可根據(jù)內(nèi)容多少分為章、條、款、項(xiàng)、目結(jié)構(gòu)表達(dá)，內(nèi)容簡(jiǎn)單的也可直接以條的方式表達(dá)。章、條的序號(hào)用中文數(shù)字依次表述；款不編序號(hào)；項(xiàng)的序號(hào)用中文數(shù)字加括號(hào)依次表述；目的序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字依次表述。
十六、規(guī)章制度草案完成后應(yīng)送相應(yīng)職能部門、基層企業(yè)與員工代表征求意見。
十七、被征求意見的部門應(yīng)認(rèn)真研讀，對(duì)制度草案進(jìn)行修改。征求意見的部門應(yīng)將各部門的修改意見存檔備查。
十八、規(guī)章制度起草部門在廣泛采納多方意見，修改完善規(guī)章制度草案后，并報(bào)部門主管副總經(jīng)理審核。
十九、規(guī)章制度草案經(jīng)部門主管副總經(jīng)理審核后，起草部門填寫規(guī)章制度審核表，經(jīng)承辦部門負(fù)責(zé)人簽字后，將草案及審核表送管理中心行政組審查。
二十、管理中心行政組對(duì)規(guī)章制度草案進(jìn)行下列審查：
1、就是否符合法規(guī)的基本原則；
2、與公司現(xiàn)行規(guī)章制度就是否協(xié)調(diào)；
3、草案結(jié)構(gòu)、條款就是否符合規(guī)章制度的要求與技術(shù)規(guī)范；
4、就是否切合企業(yè)實(shí)際與體現(xiàn)權(quán)責(zé)利對(duì)等原則。
二十一、經(jīng)審查符合要求的，由管理中心行政組送管理中心總經(jīng)理審核后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。
二十二、以公司名義下發(fā)的規(guī)章制度，由管理中心行政組負(fù)責(zé)編號(hào)、印刷、發(fā)放；以公司職能部門名義下發(fā)的規(guī)章制度，由主管部門編寫、印刷、發(fā)放。
二十三、首次頒布的制度為試行文件。試行期為一年，試行期后經(jīng)修改的文件為正式文件，正式文件根據(jù)需要每二年修改一次。
二十四、規(guī)章制度發(fā)布后5日內(nèi)，主管部門應(yīng)送公司檔案室備案。
二十五、規(guī)章制度一經(jīng)頒布生效后，公司各級(jí)人員必須嚴(yán)格遵守。
二十六、為加強(qiáng)規(guī)章制度的動(dòng)態(tài)管理，規(guī)章制度實(shí)施過程中，制度制定部門每年向各相關(guān)部門征求規(guī)章制度執(zhí)行意見，搜集規(guī)章制度執(zhí)行過程中存在的問題，以便適時(shí)修訂。
二十七、各相關(guān)部門在執(zhí)行規(guī)章制度過程中，對(duì)規(guī)章制度存在的問題應(yīng)及時(shí)記錄，并及時(shí)通知管理中心行政組。
二十八、規(guī)章制度的修改與廢止應(yīng)由規(guī)章制度的制定部門提出建議，管理中心審核，報(bào)公司總經(jīng)理審定。
二十九、規(guī)章制度有下列情形之一的，應(yīng)進(jìn)行修正。
1、規(guī)定事項(xiàng)不能切合現(xiàn)行經(jīng)營方針或事實(shí)需要的。
2、規(guī)定事項(xiàng)局部已不適用的。
3、規(guī)章制度的局部與政府有關(guān)法令相抵觸的。
4、同一規(guī)章制度內(nèi)容前后重復(fù)矛盾的。、
5、同一事項(xiàng)所須適用的各種規(guī)章制度，其內(nèi)容彼此沖突矛盾的。
6、所涉及的部門名稱，已與現(xiàn)制不符，或原規(guī)定事項(xiàng)的主管或執(zhí)行部門已經(jīng)裁并或變更的。
三十、規(guī)章制度有下列情形之一者，應(yīng)予以廢止。
1、規(guī)定事項(xiàng)與現(xiàn)行經(jīng)營方針相?；虿环?。
2、已與現(xiàn)實(shí)情況完全不相切合的。
3、同事項(xiàng)已有新規(guī)定并已公布施行的。
4、規(guī)定事項(xiàng)已執(zhí)行完畢，或因情勢(shì)變遷，已無繼續(xù)施行必要的。
5、其它情形無保留或繼續(xù)適用必要的。
三十一、每年一季度，由行政部、人力資源部、企管部對(duì)上年度公布實(shí)施的規(guī)章制度進(jìn)行統(tǒng)一編纂，并印刷成卷。
三十二、本規(guī)定自公布之日起生效。
一、總則
集團(tuán)的各項(xiàng)檔案資料是集團(tuán)行政辦公和經(jīng)營活動(dòng)中不可缺少的要素。為規(guī)范集團(tuán)檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。
1、凡集團(tuán)總部各部門、各分子公司在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定定期向集團(tuán)行政人事部提交備份，從而保證集團(tuán)行政部作為集團(tuán)檔案管理對(duì)口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實(shí)性。
2、集團(tuán)總部行政人事部負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理、文書立卷的工作，并對(duì)各分子公司檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。各分子公司負(fù)責(zé)人應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。
二、歸檔范圍
1、凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報(bào)、傳真、圖表、電子版資料、書信、報(bào)刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。
2、公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料
3、公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料;
4、資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料(含合同、重要報(bào)表、銀企聯(lián)系函件等)
5、政府、項(xiàng)目批文、合同;
6、公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)工作流程、公司決定等);
7、工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙;
8、各分子公司及集團(tuán)總部各部門及資金計(jì)劃;
9、公司簽定的各類合同(含商品房);
10、公司有效證照、證件、印章;
11、具有法律效力及保存價(jià)值的文件;
12、公司重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;
13、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;
14、集團(tuán)、各分子公司獲得的社會(huì)榮譽(yù)資料;
15、其他有必要?dú)w檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對(duì)公司經(jīng)營活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。
三、立卷歸檔要求
1、集團(tuán)行政人事部應(yīng)即時(shí)做好檔案歸檔分類保管;各分子公司應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團(tuán)行政人事部提交備份。
2、集團(tuán)各部門應(yīng)及時(shí)向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各分子必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料。
3、各分子公司向集團(tuán)行政人事部提交備份檔案時(shí)，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)，按文件材料分類造冊(cè)，隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單，注明移交人，待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。
4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：
(1)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
(2)在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開;文電應(yīng)全在一立卷。
(3)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;
(4)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號(hào);不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào)，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。
(5)按各類檔案資料的保密級(jí)別、保存期限，案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化;沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。
(6)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。
四、檔案保管期限
1、文書檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期三種。長(zhǎng)期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。
2、確定集團(tuán)檔案保管期限的原則
(1)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。
(2)凡是反映公司一般活動(dòng)，在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管。
(3)凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。
五、檔案保密級(jí)別
1、檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密二級(jí)。檔案的密級(jí)由檔案提交人提議，行政人事部經(jīng)理核定密級(jí)。
2、有密級(jí)檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室;有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)及副總以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4、對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)鑒定解密，對(duì)解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。
六、檔案的借閱
1、各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿，方可借閱。
2、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)批準(zhǔn)。
3、借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷。
4、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)批準(zhǔn)。
5、有密級(jí)的檔案調(diào)閱、復(fù)制時(shí)均需辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
6、借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過十天。
7、借閱人對(duì)檔案要妥善保管，不得遺失。
8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。
七、電腦檔案的管理
1、所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件、資料，在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類存放。
2、各分子公司辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)即為電腦檔案管理責(zé)任人。公司所有員工須到電腦管理責(zé)任人處對(duì)存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱進(jìn)行如實(shí)登記;各電腦檔案管理責(zé)任人須定時(shí)對(duì)本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進(jìn)行檢查。
八、檔案的鑒定與銷毀
1、集團(tuán)行政人事部定期對(duì)所保存的檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀。
2、檔案鑒定工作由集團(tuán)行政人事部經(jīng)理主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見。
3、檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后，方可銷毀。
4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽字。
九、罰則
1、集團(tuán)各分子公司凡違反本制度，無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件部門負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以集團(tuán)內(nèi)通報(bào)批評(píng)。
2、集團(tuán)所有員工凡違反制度第六條第4項(xiàng)，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政部經(jīng)理)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對(duì)其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元～1000元，并予以通報(bào)批評(píng);如造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其法律責(zé)任。
3、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第6項(xiàng)，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。
4、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第7項(xiàng)，遺失檔案的，應(yīng)立即報(bào)告，如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任。
5、檔案管理員丟失、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分及相應(yīng)罰款，直至依法追究法律責(zé)任。
6、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第七條，不按規(guī)定存放電腦檔案，不按規(guī)定接受檢查者給予相應(yīng)的紀(jì)律處分及罰款。
十、附則
1、本制度自20__年9月1日生效。
2、本制度由集團(tuán)行政人事部負(fù)責(zé)解釋。
3、各子公司應(yīng)根據(jù)本制度，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定具體實(shí)施細(xì)則。
4、以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本制度為準(zhǔn)。
十一、附件：集團(tuán)各分子公司各部門存檔及備案范圍
企業(yè)形象是企業(yè)由內(nèi)而外引起的一種企業(yè)“氣質(zhì)”。為了有一個(gè)良好的企業(yè)形象，首先，必須有效地糾正企業(yè)中全面的品牌形象，其次，需要培訓(xùn)的員工在文化教育、技術(shù)培訓(xùn)、禮儀和儀表，企業(yè)建設(shè)成為“家”一個(gè)良好的工作環(huán)境和和諧的生活氛圍。讓企業(yè)有公眾形象，產(chǎn)品有品牌形象，員工有品質(zhì)形象。
第一部分：部門間的連鎖關(guān)系
一、建立健全組織架構(gòu)（見百仕通手袋公司組織結(jié)構(gòu)圖）
第二，在員工中提倡有效的語言溝通、身體溝通和文字溝通。讓部門之間的平衡和垂直關(guān)系像鏈條一樣緊密。
第三，在部門內(nèi)部應(yīng)該有一個(gè)最低和明確的責(zé)任范圍。甚至鼓勵(lì)超出范圍的工作。你不能只是讓自己做你必須做的事。
第二部分：補(bǔ)充個(gè)人技術(shù)和潛力短板
即業(yè)務(wù)水平：
中小企業(yè)規(guī)模小，對(duì)高素質(zhì)人才缺乏吸引力。因此，他們需要挖掘自己的才能，利用企業(yè)平臺(tái)，讓員工在實(shí)踐和技術(shù)上不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平。
所謂管理，就是對(duì)人力、財(cái)力、物力的“整合”。它是企業(yè)拓展經(jīng)營（市場(chǎng)活動(dòng)）全面、系統(tǒng)的人與人之間的互動(dòng)。它是企業(yè)在不斷擴(kuò)張過程中進(jìn)行成本削減和風(fēng)險(xiǎn)控制的行為。因此，一個(gè)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該通過制度、人才、激勵(lì)等手段來提高全體員工的管理水平，利用開發(fā)出來的`資源為生產(chǎn)和再生產(chǎn)服務(wù)。
第三，創(chuàng)新潛力：
企業(yè)員工一般有兩大愿望：一是享受最好的待遇；其次，他們可以最大化他們的潛力。因此，企業(yè)不僅要有一個(gè)能充分發(fā)揮員工才能的平臺(tái)，更要有一個(gè)能培養(yǎng)員工獨(dú)立解決問題、制定計(jì)劃、規(guī)劃業(yè)務(wù)的潛能的舞臺(tái)。
第四，社會(huì)潛力：
由于自身?xiàng)l件的限制，中小企業(yè)的員工在文化素質(zhì)、溝通潛力、離職潛力、調(diào)整潛力等方面甚至在禮儀、儀容、態(tài)度等方面都存在一定的落差。因此，企業(yè)不僅要深化對(duì)員工的技術(shù)培訓(xùn)，還要進(jìn)行最基本的道德教育、修養(yǎng)教育、公關(guān)教育和社會(huì)潛能教育。
第三部分：工作態(tài)度
1、的責(zé)任感；
作為企業(yè)的一員，首先要遵守企業(yè)的紀(jì)律和制度：努力工作，持之以恒；敢于主動(dòng)犯錯(cuò)，有自省的態(tài)度。這是職業(yè)道德的精神，員工至少應(yīng)該遵守。
第二，倡議：
企業(yè)需要努力工作，發(fā)現(xiàn)和解決問題，學(xué)習(xí)和提高員工。
第三，協(xié)調(diào)：
能夠虛心理解他人的批評(píng)；能夠理解他人，主動(dòng)為他人著想；能夠換位思考；能夠協(xié)調(diào)上下級(jí)關(guān)系，平衡上下級(jí)關(guān)系。那是生活的領(lǐng)域。
第四部分：外觀形象
一、企業(yè)形象：提升企業(yè)文化，提升品牌優(yōu)勢(shì)，提升工廠外觀風(fēng)格，展示企業(yè)自身形象。
第二，培養(yǎng)全體管理者在企業(yè)的素質(zhì)、禮儀、儀容等精神狀態(tài)上的自我約束。
3、所有員工在工作時(shí)間必須穿制服。
第四，鼓勵(lì)辦公室工作人員每天多次進(jìn)入車間。一方面，我們需要深入基層了解員工；另一方面，我們需要熟悉車間的技術(shù)。
第五，要改善車間和廣場(chǎng)的整潔衛(wèi)生。一個(gè)整潔干凈的環(huán)境會(huì)讓人們感到放松和快樂。
第六，企業(yè)是一個(gè)大家庭，企業(yè)之間應(yīng)該有和諧、團(tuán)結(jié)、友好的氛圍。避免形成大團(tuán)伙、小團(tuán)伙甚至團(tuán)伙。員工之間的共同溝通構(gòu)成了和諧共存的關(guān)系。
7、通過各種方式提高員工的文化素質(zhì)，在語言、行為、飲食、儀表等方面形成良好的氛圍。
現(xiàn)在大多數(shù)物業(yè)公司對(duì)保安隊(duì)伍的建設(shè)感到非常頭痛，比如大家常說的人員整體素質(zhì)不高、人員流動(dòng)頻繁、招聘困難、服務(wù)意識(shí)和安全意識(shí)低、不服從管理等問題，嚴(yán)重的還有監(jiān)守自盜的現(xiàn)象。但在物業(yè)管理企業(yè)，保安在物業(yè)管理中的地位是別人無法替代的，除了肩負(fù)著物業(yè)轄區(qū)內(nèi)秩序維護(hù)的重任外還是公司對(duì)外形象宣傳的一面旗幟，起到形象展示的作用，而且保安隊(duì)伍的管理和服務(wù)水平將直接影響到整個(gè)物業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量及品牌信譽(yù)。
那么如何做好保安隊(duì)伍的建設(shè)呢，應(yīng)從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)保安隊(duì)伍管理：
一、嚴(yán)格控制招聘環(huán)節(jié)
嚴(yán)把保安招聘關(guān)，招聘前要先制定出招聘條件，這個(gè)是最基本的也是最重要的，人員的選才很重要，對(duì)于保安崗位的重要性從公司領(lǐng)導(dǎo)就要端正認(rèn)識(shí)態(tài)度。招聘人員要明白應(yīng)聘人員做保安的目的，預(yù)防很多人跳板式的工作方式，這樣即使招聘來也不會(huì)做太久，也做不好。另外盡量去招聘沒有做過保安的人員，最好是剛畢業(yè)的學(xué)生，這樣便于管理，因?yàn)楸０补ぷ髂晗藓凸ぷ鞅憩F(xiàn)可以用這樣四個(gè)字來形容，那就是古、靈、精、怪，意思就是說第一年的保安比較古板，第二年的保安比較靈活，第三年的保安就成精了，第四年的保安就成怪了。所以保安工作時(shí)間長(zhǎng)對(duì)企業(yè)未必有好處，雖然不是絕對(duì)的，但的確有它的道理。
二、做好崗前和崗中培訓(xùn)
管理者必須堅(jiān)持對(duì)青年員工進(jìn)行社會(huì)主義、集體主義、愛國主義教育，幫助青年員工樹立正確的人生觀和價(jià)值觀，自覺抵制各種消極因素的影響；堅(jiān)持對(duì)青年員工進(jìn)行職業(yè)道德教育，使他們樹立盡職盡責(zé)、愛崗敬業(yè)精神，增強(qiáng)青年員工對(duì)企業(yè)的認(rèn)同感和自豪感，進(jìn)而把青年員工謀求個(gè)體發(fā)展的努力整合成為實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的驅(qū)動(dòng)能量。教育培訓(xùn)要以提高業(yè)務(wù)水平、專業(yè)素質(zhì)和自身修養(yǎng)，培養(yǎng)全面發(fā)展的社會(huì)人為目標(biāo)。在保安招聘來后崗前培訓(xùn)很重要，如果有條件的話一定要獨(dú)立培訓(xùn)。在崗前培訓(xùn)中一定要講明公司的要求和管理制度，當(dāng)然也是有技巧的，如果是開始就講管理制度，那么很大一部分人也會(huì)被嚇跑了，感覺管理太嚴(yán)。在崗前培訓(xùn)中開始要著重于軍事訓(xùn)練，因?yàn)閺闹锌梢钥闯鲆粋€(gè)人的紀(jì)律性和接受能力，如果實(shí)在不行那么只能從這一環(huán)節(jié)淘汰掉，另外要加強(qiáng)管理專業(yè)化和物業(yè)管理基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)，讓大家了解物業(yè)管理并對(duì)物業(yè)行業(yè)前景看好，對(duì)于崗中培訓(xùn)同時(shí)要加強(qiáng)，在每周都要定期培訓(xùn)，其中主要包括軍事、體能、消防、業(yè)務(wù)知識(shí)、法律法規(guī)等，要安排合理時(shí)間進(jìn)行反復(fù)培訓(xùn)，并結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)管理情況定制出培訓(xùn)計(jì)劃，有計(jì)劃一定要施行。
三、巧用管理技巧
在保安隊(duì)伍中管理技巧很重要，要講究方法，在生活中要真心關(guān)心我們的每位員工，有困難要馬上解決，在工作中要嚴(yán)格要求每個(gè)員工。打個(gè)比方，有一個(gè)員工違反了紀(jì)律，那么做為保安隊(duì)長(zhǎng)肯定要對(duì)違規(guī)人員做出處罰，那么這時(shí)候就要按兩條路線走，給被處罰的員工處罰后就不能不處理了，要在私下再找這名隊(duì)員談一下心，問為什么違反，有什么想法，對(duì)處罰結(jié)果如何認(rèn)識(shí)，并給其講處罰的目的，當(dāng)然我們都知道處罰的目的是為了整個(gè)團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，不是說對(duì)那一個(gè)人而言。
四、重視他們，要讓他們感覺到受到重視
管理處上下員工都要相互關(guān)心，在隊(duì)員有生活問題或有工作情緒的情況下要做好思想工作教育和溝通，這時(shí)候管理員要起到作用，要做好溝通，不能單靠保安主管，特別是女管理員、管理處主任也要定期不定期地與員工溝通，不要給員工高高在上的感覺，要重視他們，對(duì)員工講他們的重要性，對(duì)他們的工作成績(jī)要給予肯定，這樣員工才會(huì)更加努力的去工作，有時(shí)候加工資不是最好的辦法，特別是保安人員，他們更想得到別人的認(rèn)可和尊重，尤其是領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可。
五、讓其生活感到充實(shí)
對(duì)于保安工作，做久了都會(huì)感覺到無聊，特別是下班后，如果這時(shí)候管理不善的話很容易使保安隊(duì)伍紀(jì)律渙散，這是因?yàn)楸０碴?duì)伍大部分都是一些年輕小伙子，即使有退伍軍人也會(huì)因社會(huì)環(huán)境而變化。加之處于結(jié)交朋友談情說愛階段。那么在這樣的關(guān)鍵時(shí)刻，除了要經(jīng)常灌輸安全重要性和崗位重要性外還要提高員工的業(yè)余生活，讓其感覺生活每天都排的滿滿的，比如培訓(xùn)、訓(xùn)練、娛樂項(xiàng)目比賽等，這樣的話他們感覺既有部隊(duì)的生活又有社會(huì)的樂趣，既能統(tǒng)一管理又能增加保安隊(duì)伍整體團(tuán)隊(duì)的凝聚力、戰(zhàn)斗力。
六、要有好的薪酬體制
物業(yè)公司除有好的體制和規(guī)范完整的規(guī)章制度外，要想保安隊(duì)伍綜合素質(zhì)高，服務(wù)理念強(qiáng)，就必須做好保安薪酬評(píng)估計(jì)劃。在當(dāng)今的社會(huì)里，經(jīng)濟(jì)是大家關(guān)心的問題，那么要招聘好的保安就得在薪水方面讓他感覺到比周邊同行企業(yè)要高，他們就會(huì)感到自己能進(jìn)入這樣的企業(yè)而自豪，就會(huì)珍惜這份來之不易的工作。物業(yè)公司在薪酬計(jì)劃評(píng)估方面做到位，薪酬體制完善，保安的流動(dòng)率就會(huì)下降，人員的素質(zhì)就會(huì)提高，服務(wù)理念就會(huì)加強(qiáng)。這個(gè)問題比較現(xiàn)實(shí)，但確實(shí)管用。
七、人員著重培養(yǎng)，選拔人才
除了以上管理措施，企業(yè)還要有完善的人才選拔機(jī)制，給員工能看到自己的前途，形成良性循環(huán)，說實(shí)話沒有一個(gè)保安愿意一輩子做保安，都感覺只是在吃青春飯，要給員工希望，讓員工感覺到自己的努力是有回報(bào)的，這樣才能形成一個(gè)積極向上的團(tuán)隊(duì)，才能建設(shè)好保安隊(duì)伍。
因此，加強(qiáng)保安隊(duì)伍政治思想工作學(xué)習(xí)，不斷完善管理模式。不管是什么樣的物業(yè)管理公司，要加強(qiáng)保安團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，如能做到上述幾點(diǎn)，那么，物業(yè)公司的保安形象、公司品牌就得到了展示，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益也就隨之而來。
為加強(qiáng)工程材料設(shè)備采購的管理，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際狀況，制定本制度：
一、項(xiàng)目技術(shù)部是工程材料設(shè)備采購管理的第一職責(zé)部門，具體工作由項(xiàng)目技術(shù)部會(huì)同投資發(fā)展部完成。
二、對(duì)于大宗材料、大型設(shè)備的采購，務(wù)必進(jìn)行公開招標(biāo)或邀請(qǐng)招標(biāo)。透過考察綜合評(píng)選，采用相對(duì)價(jià)格較低、保證質(zhì)量的材料和設(shè)備。
三、對(duì)不適宜招標(biāo)項(xiàng)目的少量材料設(shè)備，要進(jìn)行詳細(xì)地考察了解，選取適宜的產(chǎn)品。
四、對(duì)工程所需的材料、設(shè)備，應(yīng)根據(jù)需要數(shù)量、規(guī)格、使用時(shí)光等作出采購計(jì)劃，周密布署，確保工期。
確定工程材料設(shè)備采購供貨方后，應(yīng)簽定詳細(xì)的供貨合同，資料包括產(chǎn)地、品牌、等級(jí)、數(shù)量、價(jià)格、型號(hào)、供貨時(shí)光等，按照合同規(guī)定，保證及時(shí)供貨。
五、工程用材料設(shè)備設(shè)專人管理，材料、設(shè)備進(jìn)場(chǎng)后及時(shí)辦理驗(yàn)收、入庫手續(xù)。對(duì)不合格的材料、設(shè)備嚴(yán)禁辦理入庫手續(xù)，材料、設(shè)備領(lǐng)用辦理出入庫手續(xù)，辦理后及時(shí)把材料、設(shè)備出入庫手續(xù)送交財(cái)務(wù)部，保證帳物相符、帳帳相符。
六、供貨方應(yīng)及時(shí)帶給工程材料設(shè)備的證明和有關(guān)票據(jù)，以便結(jié)算入帳。
七、項(xiàng)目技術(shù)部及其駐工地代表嚴(yán)格對(duì)進(jìn)場(chǎng)工程材料設(shè)備進(jìn)行監(jiān)督和檢查驗(yàn)收，確保工程質(zhì)量。
第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。
第二條檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理，一級(jí)管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級(jí)管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
第三條歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財(cái)稅方面的資料，由財(cái)務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的，由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報(bào)綜合管理部備案。
6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保留三份原件，綜合管理部保存一份，財(cái)務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
第四條檔案保管制度
1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。
第五條檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、借出檔案時(shí)，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。
8、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。
第六條二級(jí)檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復(fù)印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。
第七條本制度從__年__月__日起執(zhí)行。