校舍檔案是維護學校權益,查勘維修房屋,合理使用校舍,反映學校建設歷史的重要資料。為了加強校舍檔案管理,更好地為學校教育教學工作服務,根據(jù)上級有關規(guī)定,特制定本制度:
一、檔案的收集
要充分認識校舍檔案收集的意義,在思想上重視采取多種方法、途徑加以收集,檔案的收集方法主要做好立卷歸檔和日常收集兩方面工作。
1、收集之前要明確歸檔范圍、時間、要求。
2、應有積極態(tài)度和主動精神,不能坐門等客。
3、一式二份,正本放教育委員會,副本存學校。
4、當撤銷學校的校舍檔案,應全部移交給市教育委員會。
二、校舍檔案管理
1、邊鑒定邊整理,按要求進行分類、組卷,文件排列、案卷的裝訂,案卷的排列,案卷目錄的編制等工作。
2、嚴格遵守檔案整理工作原則。最大限度地保持文件之間的歷史聯(lián)系,利用原有基礎,便于保管和利用。
3、檔案整理要充分利用原有的基礎。
4、檔案的整理必須便于保管和利用。
三、檔案的保管
按要求設立庫房,庫房的要求達到“十防”,按要求設置保管設備,材料要達到防光、防塵及有害氣體對檔案的直接危害。檔案的存放要符合要求。案卷和目錄一致,移出檔案要說明原因、移往何處、時間、數(shù)量、名稱。
四、檔案的移交
交接雙方必須根據(jù)案卷目錄清點核對,并在交接收據(jù)上簽名蓋章,其收據(jù)一式三份,交接雙方各一份,會計一份。
五、查閱和借閱
1、首先辦理查閱或借閱手續(xù),外單位查閱或借閱須持介紹信和領導批準手續(xù)。
2、查閱或借閱,只允許在檔案室進行。
3、查閱或借閱不允許折疊、涂改、轉讓他人閱覽、缺頁等,嚴守保密規(guī)定,歸還時清點清楚。
4、查閱或借閱時,嚴禁吸煙、桌上放水杯、量水瓶等,以防污染檔案。
六、檔案保密
檔案室必須有安全保證,措施到位,查閱、借閱必須在檔案室內查閱。閱后不能亂說,閱覽時不能隨便翻閱和抄錄。對無用的材料登記造冊,經領導審批后,二人以上人員監(jiān)銷。
七、清銷
1、清銷之前,首先由管理員定期和不定期對檔案進行統(tǒng)計,如發(fā)現(xiàn)確實因污染、損壞等原因造成無使用保留價值,經鑒定小組的鑒定同意后方可清銷。
2、清銷應有二人以上人員監(jiān)銷,以防失泄機密。
3、要遵守保密規(guī)定,堅持杜絕任意和自銷毀文件或賣給廢物收購站。
檔案管理制度包含哪些基本內容呢?下面我們一起來了解下:
為加強檔案管理工作,提高檔案工作質量,更好地為單位工作服務,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關檔案管理的規(guī)定,結合本局檔案工作的實際,制定本制度。
一、檔案立卷歸檔制度
為了使本局的立卷歸檔工作順利進行,完整地保存本單位在各項活動中形成的文件材料,供領導工作決策和各項工作服務,特制訂本制度。
1、凡是在本局日常工作及重大招商活動中直接形成的應當歸檔并具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史真實記載。
2、本局領導和各科室承辦人員應將辦理完畢或工作中形成的文件材料,及時主動地交檔案管理員立卷歸檔,集中管理,任何科室和個人不得據(jù)為已有。
3、文件歸檔范圍,按余姚市檔案局的有關規(guī)定收集。
4、局各科室按指定的兼職檔案人員,負責本科室在工作中形成的檔案,做好收集、整理工作,并按規(guī)定時間造好移交清冊,簽字驗收,移交局辦公室。
5、局辦公室檔案管理員按照檔案歸檔范圍要求,負責收集全部應歸檔文件、基建、聲像等材料。
6、局辦公室財務人員應在次年的六月底前,按規(guī)定立卷歸檔,暫由財務人員保存一年后,移交檔案管理人員。
7、電子文件實行集中統(tǒng)一管理,歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔,邏輯歸檔可實時進行,物理歸檔按照同類紙質文件的規(guī)定定期完成。
8、各科室根據(jù)歸檔要求,在應歸檔電子文件產生時打上相應的標記;把經辦過程中的情況隨時記錄在相應的文件中;辦理完畢的電子文件應在規(guī)定期限內進行物理歸檔,把帶有歸檔標識的電子文件進行分類集中拷貝,編制機讀目錄和《歸檔電子文件登記表》。
9、歸檔電子文件的著錄應符合國家檔案著錄規(guī)則基本要求。入庫的電子檔案,每兩年要機讀抽查一次,發(fā)現(xiàn)問題及時補救。
10、各科室一般應及時將上年度應歸檔的電子文件向辦公室歸檔,移交時做到數(shù)據(jù)完整、內容準確、利用安全、編目規(guī)范、帳目一致、手續(xù)清楚,移交清單一式二份,交接雙方簽字后各執(zhí)一份。
11、檔案管理員負責電子文件歸檔前的監(jiān)督、指導工作,以及歸檔檢查驗收和接收后的統(tǒng)一編目、保管、開發(fā)利用,做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項目與登記一致,確保上機測試無病毒和百分之百的準確率。
12、隨著計算機技術和設備的更新、發(fā)展,對庫存電子檔案應進行同步更新復制或補救新版本,歸版或有問題的載體仍需保存三年。
二、檔案庫房管理制度
1、檔案庫房是存入各類檔案的重地,庫房鑰匙由專人保管,非檔案室人員不得入內。
2、庫房要堅固,有防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲等設施,并采取必要的預防措施和設置必要設備,確保檔案的安全。
3、庫房內要保持適應的溫度和濕度。根據(jù)季節(jié)不同氣候變化加強管理,做好每日的溫、濕度記錄。
4、庫房內經常保持整齊、整潔,每天下班前要認真檢查庫房,關好門窗,注意電源,清理廢紙等易燃物品。在庫房內嚴禁吸煙,確保庫房安全。
5、庫房內檔案分類存放,排列要整齊有序,編制櫥箱號碼和存放案卷示意圖,便于查找。不得在庫房內存放個人物品或堆放雜物。
6、要定期進行庫藏檔案的清理校對工作,做到帳、物相符。對破損、變質的檔案要及時進行修補復制。庫藏檔案因移交、遺失等注銷帳卡時,要查明原因,保存依據(jù)。
7、電子檔案應配備專用的電子文件柜,每年定期備份,規(guī)范存放歸檔電子文件和數(shù)字檔案。保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設備;環(huán)境溫度選定在17℃―20℃,相對濕度選定在35%―45%。
8、檔案管理員調動工作時,應在離職前辦好檔案庫房的交接手續(xù)。
安全檔案的建立、完善和管理,是安全管理工作的重要組成部分。學校應根據(jù)實際情況建立安全工作計劃部署檔案、消防檔案、重點部位檔案、易燃易爆危險品檔案等。安全檔案的.管理工作,由辦公室負責。安全檔案應包括安全基本情況和安全管理情況。安全基本情況應包括以下內容:
(一)年度安全工作計劃、部署,各種安全文件資料。
(二)單位基本概況,重點部位情況。
(三)安全責任人、管理人、安全員崗位職責。
(四)各種安全制度。
(五)各種安全設施、器材情況。
(六)其他與安全有關的情況。
安全管理情況應包括以下內容:
(一)安全設施、器材定期檢查記錄,維修保養(yǎng)的記錄。
(二)安全隱患及其整改情況的記錄。
(三)安全檢查、巡查記錄。
(四)安全宣傳教育培訓記錄。
(五)安全情況、事件、事故及處理記錄。
(六)獎懲情況記錄。
(七)其他有關安全管理的情況。
1.幼兒園檔案資料實行分層收集、分類整理,檔案室集中管理制度。
2.各部門主管領導負責本部門的檔案資料收集、分類、整理,學期末移交檔案室,由檔案員統(tǒng)一歸類、整理、裝訂,檔案室保存。
3.園長負責人事檔案、全園性保教資料;業(yè)務副園長負責教職工隊伍建設檔案;保教主任負責教師業(yè)務檔案、教科研工作資料;班長負責各班保教活動資料;總務主任、保健醫(yī)、會計等分別負責相關部門檔案資料。
4.檔案員學期末負責全園檔案的移交登記工作,按時歸類、整理、裝訂文字檔案,及時存儲、編輯園內各類電子檔案,并裝柜妥善管理。
5.凡借閱檔案者,須經主管領導批準,并嚴格遵守檔案借閱制度,認真履行借閱手續(xù),檔案員要嚴格把好保密關,管理各種檔案資料。
業(yè)務檔案管理制度
1.幼兒園為全園教師建立個人業(yè)務檔案,由檔案員統(tǒng)一保管。
2.業(yè)務檔案存放能反映教師業(yè)務水平的有關資料。包括:教師業(yè)務檔案登記表、教科研成果論文、教育教學專題總結、各種獲獎作品及榮譽證書復印件、年度考核表、優(yōu)秀教案或課例、教育活動設計等資料。
3.教師業(yè)務檔案登記表、年度考核表,一般職員業(yè)務檔案登記表、年度考核表由副園長、保教主任填寫;總務、后勤人員的業(yè)務檔案、考核表由總務主任填寫;中層以上干部業(yè)務檔案、年度考核表由園長填寫。
4.教師在學期末將各種表冊填寫好,各種資料收集全上交各部門主管領導,經主管領導審核、填寫后移交檔案員歸檔。
5.借閱其他教師業(yè)務檔案,須經副園長批準后辦理借閱手續(xù);查閱自己業(yè)務檔案須經檔案員同意,一般情況不帶出檔案室。
1、檔案統(tǒng)計工作是以檔案工作中大量的現(xiàn)象為對象,以表格、數(shù)字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的現(xiàn)狀、發(fā)展過程及其一般規(guī)律性的工作。
2、統(tǒng)計作用。檔案統(tǒng)計工作,為制定檔案工作的方針、政策,編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃,開展檔案科學研究,進行定性分析與定量分析,提供科學的依據(jù)。
3、統(tǒng)計內容。對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況,以及檔案的構成、利用、機構和人員等情況的基本統(tǒng)計和其他專門統(tǒng)計。
4、統(tǒng)計任務。對檔案和檔案工作的發(fā)展情況進行統(tǒng)計調查、統(tǒng)計分析、提供資料,實行統(tǒng)計監(jiān)督。
5、統(tǒng)計對象。對檔案實體及其管理狀況的統(tǒng)計和檔案事業(yè)的組織與管理現(xiàn)狀的統(tǒng)計。
6、統(tǒng)計方法。檔案統(tǒng)計工作,必須把零星的個別的原始資料,進行綜合整理,使之成為能反映整體現(xiàn)象的資料,再進行分析和研究,總結出典型性的經驗教訓,以提高檔案的科學管理水平。
7、按期統(tǒng)計。平時必須積極收集資料,做好單項的統(tǒng)計;半年必須做好各項工作的初步統(tǒng)計;年終必須進行全面的系統(tǒng)的統(tǒng)計。
8、專人統(tǒng)計。配備統(tǒng)計人員,熟悉統(tǒng)計業(yè)務;掌握統(tǒng)計資料,數(shù)字統(tǒng)計連貫;準確統(tǒng)計數(shù)字,按時統(tǒng)計上報。
為了更好地促進企業(yè)發(fā)展,提高企業(yè)的經濟效益,保障企業(yè)在合同管理工作中能有條不紊的進行。特對企業(yè)合同管理人員資格要求作如下規(guī)定:
一、企業(yè)合同管理人員必須具備合同管理資格,有頒發(fā)資格證書者,方能上崗。
二、企業(yè)合同管理人員應懂各種法律、法規(guī),熟悉合同業(yè)務。
三、企業(yè)合同管理人員必須服從組織的安排,嚴格執(zhí)行上級的有關規(guī)定,做好自己的本職工作。
四、企業(yè)合同管理人員,按時參加主管部門組織的合同管理工作業(yè)務培訓,不斷提高業(yè)務素質。
企業(yè)合同管理負責人工作職責
一、負責企業(yè)合同管理的領導工作。
二、組織指揮各有關部門全面履行合同義務。
三、負責企業(yè)合同簽訂的審批。
四、定期聽取企業(yè)有關部門在合同管理和履行中的情況匯報,研究討論合同管理和履行中存在的問題,并做出正確決策。
五、依據(jù)法律、法規(guī)和政策,結合本企業(yè)實際情況,負責組織制定合同管理制度,以及各種專項合同管理制度。
六、監(jiān)督檢查企業(yè)各項合同管理制度的實施。
七、討論決策發(fā)生合同糾紛的解決方式和達到目的的要求。
八、組織學習《合同法》,開展“重合同、守信用”活動。
合同管理工作人員職責
一、合同管理工作人員必須認真履行自身職責,統(tǒng)一管理負責企業(yè)各部門簽訂的各種合同,對公司負責。
二、對企業(yè)各部門簽訂的各種合同依法進行審核登記、歸檔。
三、按有關規(guī)定及時、準確、全面填報合同統(tǒng)計表,并做出統(tǒng)計分析,定期向公司領導作出匯報。
四、做好對合同統(tǒng)一文本、合同專用章、《法人授權委托證明書》的發(fā)放和管理工作。
五、定期召開例會,組織學習有關《合同法》及有關法律法規(guī),依據(jù)法律、法規(guī)和政策開展合同管理工作。
合同訂立程序和審批制度
一、公司經理是本企業(yè)的法定代表,所有合同必須經理簽訂或經理書面授權者簽訂的合同方能生效。
二、公司各部門、各工程處無權對外訂立合同,但可會同公司管理委員會、預算科、生技科、經理辦公室與對方就合同的細則進行磋商后,報公司經理審閱簽署。
三、公司與其他經濟組織訂立的施工合同要以《合同法》、《招標法》、《重慶市管理條例》及有關規(guī)定為準,做到內容具體、責任明確、文字準確、數(shù)據(jù)清楚,如有涂改,必須有雙方在涂改處簽章。
四、公司機具對外租借合同同公司后勤科負責填寫后報經理簽字,交租借方、公司財會科、行政科各一份,后勤科倉庫留存一份。
五、除機具對外租借合同以外的其他合同,必須交公司經理辦公室一份存檔,交財會科、生技科、行政科各一份以便履約和結算。
六、建設工程施工合同簽訂之后,由公司管委會員、公司各科對公司內項目經理進行全面考查,分析后作出選擇,報經理決定。
七、公司及工程處承攬的業(yè)務,不對外轉包,原則上不對外分包,如有特殊情況需分包的,必須經企業(yè)法人代表批準后由公司管理委員會對外選擇施工隊伍并負責監(jiān)督施工情況直至竣工驗收。
八、公司內部基本建設和維修業(yè)務一律不對外承包由經理辦公室負責工程造價控制和施工隊選擇、監(jiān)督,直至驗收后交付使用。
九、公司內部各部門之間的合同,單項工程承包合同如發(fā)生糾紛,由經理、公司管理委員會負責仲裁,經理辦公室監(jiān)督履行。
十、公司與外單位的合同如對方嚴重違約,經理交涉無效時,抓住有利時機,由經理辦公室牽頭進行仲裁或民事訴訟。在仲裁或訴訟中有關技術方面的問題由公司管理委員會協(xié)同解決。
十一、本公司職工如有違返本管理制度的,由經理辦公室全面調查情況后,提交公司辦公室給予各種行政處理和經濟處罰,觸犯法律的將移交司法機關處理。
重慶市有限公司
一、居民健康檔案(及電子健康檔案)是記錄居民健康信息的系統(tǒng)資料,是對居民進行衛(wèi)生服務和健康管理的重要依據(jù),應設健康檔案室和檔案柜專門存放。有專(兼)職人員管理、維護,檔案放置有序,取用方便。
二、居民健康檔案實行動態(tài)管理,居民接受醫(yī)療服務和公共衛(wèi)生服務的信息,以及其他信息變動情況,都應在健康檔案(含電子檔案)中及時記錄。
三、使用健康檔案要細心、愛護,用后及時放歸原處,防止丟失。輔助檢查報告單據(jù)和轉、會診的相關記錄應粘貼留存歸檔,保持健康檔案完整無損。
四、居民健康檔案不可外借,也不準其他人員查閱。管理和使用健康檔案的人員,應保護居民個人隱私,不得隨意泄露檔案中的信息。
五、居民電子健康檔案的數(shù)據(jù)存放在區(qū)級健康檔案數(shù)據(jù)中心,查閱居民電子檔案應設置分級權限和密碼,保證信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。
六、應定期分析、利用居民健康檔案記錄的信息,評估居民健康狀況,及時發(fā)現(xiàn)健康問題,針對危險因素和健康問題,制定、實施并調整干預計劃或治療措施,管理、維護居民健康。
七、健康檔案室及檔案柜應具備適當?shù)姆缐m、防曬、防潮、防火、防蛀、防鼠等防護設施。健康檔案室或檔案柜中,不存放其他無關物品。
八、建檔居民住址變更的,遷出與遷入地的社區(qū)衛(wèi)生服務機構之間,應做好居民健康檔案(或電子檔案)的轉出與接收,保證居民健康管理的連續(xù)性。
九、建檔居民發(fā)生死亡的,應在其檔案(或電子檔案)做好相關記錄,整理裝訂后,按死亡年度分卷另行存放(電子檔案也要妥當保存)。
為規(guī)范學校的檔案管理和有效地使用檔案,特制定本檔案管理工作制度:
1、辦公室在學年之后裝訂好文件、通知檔案;年度考核之后的資料存檔;其它資料的存檔。
2、教導處每期工作計劃和總結存檔;“六認真”檢查資料的歸檔;普九資料的歸檔;教研活動資料的歸檔;其它有關資料的歸檔;
3、德育處每期的紀律衛(wèi)生檢查資料歸檔;班級評比、評優(yōu)選好的資料歸檔;德育活動歸檔;班主任工作筆記、計劃的歸檔;其它相關資料的歸檔。
4、后勤處相關資料按時分類存檔。
5、團總支每期的活動資料歸檔;組織學生社會實踐活動的資料歸檔;組織建設歸檔;其它相關資料的歸檔。
6、每部門的檔案應做到條理清晰、分類明確、裝訂規(guī)范。
7、各類通知、文件應先送到辦公室,然后分發(fā)到各部門。
8、部門的各種資料聘及時歸類裝訂存檔。
1.健康檔案包括家庭健康檔案、個人健康檔案。家庭健康檔案每戶一份,個人健康檔案每人一份,以家庭為單位成冊。實施電子健康檔案后,應將健康檔案信息及時錄入電子檔案。
2.健康檔案由責任醫(yī)生填寫,應內容真實、準確、齊全,字跡清晰、不得隨意涂改。健康檔案的內容包括基本人口信息,主要慢病患病現(xiàn)況、治療、康復情況,慢病相關生活行為因素、家庭社會經濟狀況等。對患有高血壓、糖尿病、冠心病、腦卒中、腫瘤的病人,應在健康檔案袋(盒)上用紅、綠、橙、藍、黑色標識區(qū)分。
3.健康檔案實行動態(tài)管理,健康體檢、門診就診、參合住院病人出院隨訪、健康隨訪、慢性病隨訪等資料內容及時記錄并歸入健康檔案。婦女病檢查、宮頸癌檢查、孕產婦系統(tǒng)管理、兒童系統(tǒng)管理、預防接種、精神病康復管理、肺結核治療管理等專案(冊)管理內容,仍按專線管理要求,做好資料存檔,暫不歸入健康檔案,但有關信息特別是異常情況及治療情況應簡要記入。
4.社區(qū)責任醫(yī)生應及時登記已經獲取的各種信息,并進行分析統(tǒng)計,及時反饋。臨床保健醫(yī)生、責任醫(yī)生應將非本人責任轄區(qū)居民的診療情況及時反饋給轄區(qū)責任醫(yī)生,以便納入該居民本人的健康檔案。
5.中心站、村衛(wèi)生室應設立健康檔案資料室(柜),健康檔案按行政村(居委會)名和編號順序,專柜分冊存放,保持整潔、美觀和規(guī)范有序,無污損,無丟失。檔案盒要有索引目錄和分類信息登記。
6.健康檔案主要由轄區(qū)責任醫(yī)生保管、閱覽或利用,不得轉借、涂改和丟失,并確保個人隱私不向外泄露,嚴格保密。
7.凡居民因大病轉上級醫(yī)院住院時,可以把病人原始檔案里的資料借給轉診醫(yī)生,但須辦理借閱登記手續(xù);出院后及時歸還,并及時將本次住院概況記入檔案。
8.非社區(qū)衛(wèi)生服務資料管理人員,不得隨意翻閱已經建檔的各種資料。除轄區(qū)責任醫(yī)生外的本中心(站)人員調出、轉借各種檔案資料,須經檔案管理人員同意;非本中心(站)工作人員,調出、轉借各種檔案資料,須經中心分管領導同意。
9.設立健康檔案管理人員,建立健康檔案質量控制小組,開展健康檔案質量檢查和評價,不斷提高健康檔案質量。
一、工程檔案的歸檔范圍及質量要求
(一)工程檔案的歸檔范圍
對于工程建設有關的重要活動,記載工程建設主要過程和現(xiàn)狀,具有保存價值的各種載體的文件,均應收集齊全,整理立卷后歸檔。(詳附件一)
(二)歸檔文件的要求
1、歸檔的工程文件應為原件。
2、工程文件的內容必須真實、準確、清晰、幅面整潔。
3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。
4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用A4規(guī)格歸檔。
二、工程檔案的管理機構
各工程部設資料員,主要負責本部門工程項目從工程準備階段到竣工備案驗收過程中程建設文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預驗收及移交。
三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統(tǒng)計
(一)工程檔案的收集
文件形成后,文件形成責任人(經手人)必須于當天交一份原件給資料員,資料員收到文件后,當天登記入盒。
(二)工程檔案的整理
按照單位工程分部.com、分項工程及文件形成的時間先后順序進行分類排列。
(三)工程檔案的立卷
1、工程文件可劃分為工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。
2、工程準備階段文件按建設程序組卷。
3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。
4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。
5、竣工圖按專業(yè)組卷。
6、竣工驗收文件按單位工程組卷。
(四)工程檔案的編目
1、每卷單獨編號,
頁號從"1"開始,案卷不宜超過30MM;頁號編寫在單頁右下角,雙面書寫的,正面在右下角,背面在左下角,折疊后的圖紙一律在右下角。
2、卷內目錄:"序號"以一份文件為單位,"責任者"填文件的直接形成單位和個人,
有多個責任者的,選擇兩個主要責任者,其余用"等"代替。"文件編號"填寫工程文件原有的文號或圖號;"文件題名"填寫文件標題的名稱。"日期"填寫文件形成的日期。
未按要求編目的,每項扣罰部門資料員5元。
(五)工程檔案的裝訂
案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式,文字材料必須裝訂。既有文字材料,又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應采用線繩三孔左側裝訂法。
(六)工程檔案的歸檔
單位工程竣工驗收完成后30日內,部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作,未按時歸檔的扣罰部門資料員5元。
(七)工程竣工檔案移交
工程竣工驗收完成后60日內,部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館,一份移交給工程檔案室,未及時辦理移交的,扣罰部門資料員5元。
(八)工程檔案的索引(待討論工程代號、檔號)
工程代號由集團公司統(tǒng)一規(guī)定,檔號由工程檔案中心根據(jù)工程代號填寫。
案卷號如:第1卷1.1.1-1
專業(yè)號如:基建類1為1.1.1
工程代號如__花園首期為1.1
樓盤代號如__花園代號為1
(九)工程檔案的保管
工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風,保證工程檔案不被腐蝕。
(十)工程檔案的統(tǒng)計
工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進行統(tǒng)計,及時催促借閱到期文件的歸還。
四、工程檔案保管期限
保管期限分為永久、長期、短期(具體詳附件一)
1、永久:是指工程檔案需永久保存。
2、長期:是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。
3、短期:是指工程檔案保存20年以下。
同一案卷內有不同保管期限的文件,該案卷保管期限應從長。
五、工程檔案密級
密級分為機密、秘密兩種。同一案卷有不同密級的文件,應以高密級為本卷密級。
工程準備階段文件為機密級,
監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件為秘密級。
六、工程檔案的借閱及銷毀
按照集團公司檔案管理工作制度執(zhí)行。
本制度由部門經理負責考核部門資料員,工程技術部經理考核工程檔案管理室檔案員。
七、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)
(一)、要明確一位副校長分管檔案工作,應建立綜合檔案室合和建綜合室檔案專柜。配備政治素質好、業(yè)務能力強、熱愛檔案工作的專(兼)職人員,并保持相對穩(wěn)定。
(二)、要將檔案工作和檔案上等級工作納入學校工作的議事日程;納入分管領導和檔案員工作職責;納入教職工范圍和考核獎懲制度。
(三)、檔案人員的主要任務:
1、負責單位文書、教學、教育、會計、后勤材料的收集、整理、保存、統(tǒng)計、利用和鑒定銷毀工作。
文書檔案:是指學校黨、政、工、團(隊)在實際工作中形成的文件材料。
教學檔案:是指學校及教師個人在全部教學活動中形成的文件材料。
教育檔案:是指學校對學生進行教育管理中形成的文件材料。
會計檔案:是指學校的財務工作中形成的帳、表、憑證等材料。
后勤檔案:是指學校的基礎建設、生產、科研等方面形成的材料。
2、凡學校工作中形成的具有保存價值的文件材料,均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔。任何部門和個人不得擅自處理。
3、學校綜合檔案的歸檔時間:文書、會計檔案材料每年四月份進行立卷歸檔;教學、教育檔案材料每學年結束后立卷歸檔。后勤檔案和設備、儀器檔案材料均在工作結束后和設備、儀器安裝試用后立卷歸檔。
4、學校檔案分為永久、長期、短期三個保管期限。
5、卷內文件應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結果;發(fā)文應有定稿、印本、附件;來往文書應有請示、批復;處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處理結果。
6、卷內文件排列要正文在前,附件在后;印本在前、底稿在后;批復在前,請求在后。各類案卷均要填寫卷內目錄。卷內文件要編寫張次號。歸檔的文件材料字跡清楚,紙質優(yōu)良、簽署完備。不準用鉛筆、圓珠筆和復寫紙書寫,并拆除卷內金屬物。
7、案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有作者、問題、名稱,能反映卷內文件內容,政治上無誤,文詞上簡明確切。封面要用毛筆正楷字填寫,字跡要工整清潔。
8、文件材料歸檔后,檔案人員應本著便于保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統(tǒng)記,做到排列有序,并按年代和保管期限編號。
(四)、綜合檔案室要做到有專室、專柜、專(兼)職人員負責,切實做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。
(五)、借閱制度
1、外單位人員查閱本校檔案必須持組織介紹信。
2、嚴守檔案材料機密,不準隨便轉借檔案。未經許可不得擅自摘錄和復制。
3、愛護檔案,不得拆卷、涂改、撕毀、圈點、劃道、拆疊等。
4、經批準摘錄的材料,要經檔案室工作人員審查。證明性材料,必須校對無誤后蓋章。
5、外借檔案必須經主管領導同意,并向檔案人員辦理借閱登記手續(xù)。借出時間,一般不得超過七天,超過時間另行辦理手續(xù)。
(六)、檔案工作人員要熟悉檔案,了解需求,積極主動地做好檔案的提供利用工作。
檔案室應根據(jù)工作編制大事記、組織沿革、基本情況、數(shù)字匯集、專題概要及綜合檔案室簡介等有效的檢索工作和參考資料,為提供利用檔案創(chuàng)造條件。
(七)、學校檔案的鑒定與銷毀。
學校綜合檔案室應按上級教育行政部門和檔案管理部門有關檔案鑒定的規(guī)定。認真做好檔案的鑒定工作。對超過保管期限,失去保存價值的檔案,可提出銷毀意見,并填寫銷毀清冊,報本單位領導和上一級檔案管理部門審批后方可銷毀。銷毀時應指定二人監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽字,防止失密。
教學檔案是教學實踐和教學研究過程中形成的重要文獻材料。加強教學檔案管理,收集整理并逐年積累教學資料和教學檔案,為學院工作及時準確提供所需要的資料、數(shù)據(jù),是教學工作的重要組成部分。為加強教學檔案,特制定本制度。
一、管理體制
(一)教學檔案分為院、系、室三級管理,教務處為一級管理,系為二級管理,教研室與實驗室為三級管理。
(二)各部門要有一名領導分管檔案工作,教務處配備一名專職檔案人員承擔檔案管理工作。各系檔案管理由教務干事兼管,教研室與實驗室檔案管理由主任或副主任兼管。專兼職檔案管理人員統(tǒng)一管理本部門、本系統(tǒng)的教學文件,并由教務處統(tǒng)一向學院檔案室移交檔案。
二、檔案工作范圍
(一)檔案工作包括有關教學的各類檔案及相關資料的接收、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、裝訂、保管。
(二)各部門負責的歸檔范圍如下:
教務處歸檔范圍
1、上級教育主管部門下達的指令性、指導性文件,計劃、規(guī)定及各種規(guī)章制度、辦法等。
2、教師業(yè)務檔案;學生檔案。
3、綜合性教學文件材料:本部門產生及制定的各種教學制度、規(guī)定、辦法、條例、教師與實驗技術人員基本情況及工作量和教學工作的各種統(tǒng)計表等。
4、教學、教材等方面的材料:專業(yè)教學計劃、課程教學大綱、課程授課計劃、各類課程表,教師任課安排等,有關專業(yè)設置、規(guī)劃、建設、評估、教改方案,總結。各系各專業(yè)教材(含自編教材)使用目錄,教材征訂申請表、教材帳、卡、清單,教材建設材料,課程的試題庫、試卷庫等。
5、學籍管理方面的&39;材料:有關學生名冊、成績、學籍及有關變更材料等。
6、教學過程監(jiān)控材料:教學運行文件、教學信息反饋材料及分析、總結材料,教學檢查資料,教學座談會記錄,教學紀律,教學調度方面的材料等。
7、教育研究方面的材料:有關教學質量、教學改革的研討、計劃、總結、調查表、教學論文等材料。教育科研課題和教學改革項目立項、驗收等有關材料,優(yōu)秀教學成果獎評定的有關材料等。
8、實踐教學方面的材料:實驗教學大綱、計劃、課表,實驗指導書;實習(包括基礎訓練、認識實習、生產實習、專業(yè)訓練、畢業(yè)實習)計劃、大綱、實習指導書、實習講義,校外實習協(xié)議書;課程設計、畢業(yè)設計的題目、計劃;實驗室及實習基地建設規(guī)劃、論證、合同、評估、設立及各實踐教學環(huán)節(jié)的總結和各類統(tǒng)計表等。
9、教學設備管理及維護方面的材料:設備購置計劃、批復、合同、論證材料、設備帳目、清單、卡片,報廢計劃、帳目,大型精密儀器及大中小型計算機檔案,設備維護計劃、帳目,有關設備管理等方面的總結和統(tǒng)計報表等。
10、教學、教學設備經費方面的材料:經費預算、決算、計劃執(zhí)行過程中產生的各種統(tǒng)計報表、總結表。
系歸檔范圍
1、上級與本系、部有關的各種文件、計劃、規(guī)定、辦法等。
2、本系(部)產生的各種文件、計劃、規(guī)定、辦法、總結與統(tǒng)計報表、人員考核等。
3、各類教學文件
專業(yè)教學計劃、課程教學大綱、學期授課計劃、實驗指導書、課程設計大綱、課程設計任務書、課程設計指導書、實驗實習大綱、實習指導書、畢業(yè)設計大綱、畢業(yè)設計任務書、畢業(yè)設計指導書;課程設計、畢業(yè)設計的原始資料。
教學檢查制度和執(zhí)行記錄、教學聽課制度和執(zhí)行記錄、對畢業(yè)的跟蹤調查記錄、系領導聽課記錄。學風建設規(guī)劃與實施記錄、實驗實訓建設規(guī)劃。設備管理制度、設備使用臺帳、校外實訓基地協(xié)議。
人才市場需求調查和分析(調查原始表格、分析報告)、專業(yè)建設指導委員會成立的文件、聘書、成員職稱復印件,及其會議記錄。
其它有關教學研究和教學改革方面的資料。
教研室歸檔范圍
1、上級與本教研室有關的各種文件、計劃、規(guī)定、辦法等。
2、教研室產生的各類教學材料:教學計劃、方案、大綱;教學改革方案;教學與實驗授課計劃、試題庫、試卷庫;有關實踐教學(包括實習、課程設計、畢業(yè)設計)計劃、大綱、講義、學生畢業(yè)設計(論文);自編教材;教研活動記錄;有關教學的各種計劃、經驗總結、考核、質量分析、教學情況的檢查、情況調查及統(tǒng)計表等。
實驗室歸檔范圍
1、上級與本實驗室有關的各種文件、計劃、規(guī)定、辦法等。
2、實驗室產生的各類教學材料:實驗教學計劃、課表、教學或實驗大綱、教材或實驗指導書、實驗卡片、實驗報告;設備運行記錄、維修記錄;實驗室建設規(guī)劃、實驗日志;有關實驗教學的各種考核、質量分析、總結、統(tǒng)計報表等。
(三)歸檔時間:按學年度歸檔在次年6月底前歸檔,按度歸檔的檔案在每年寒假以前歸檔。
三、檔案管理
(一)檔案的分類、編號、裝訂、保管期限按國家教育部《高等學校檔案工作規(guī)范》執(zhí)行,分為永久、長期(15年以上至30年)、短期(15年以下)三種。
(二)檔案的查閱、摘錄、復制等要按制度執(zhí)行,應辦理借閱手續(xù)。
(三)專兼職檔案人員要認真執(zhí)行有關檔案管理規(guī)定,認真履行好自己的職責。
(四)要盡快實現(xiàn)教學檔案的計算機規(guī)范化管理。
第一章總則
第一條為了加強各級黨和國家機關、人民團體(以下統(tǒng)稱機關)檔案工作,推進機關檔案科學、規(guī)范管理,豐富國家檔案資源,為各項工作提供有效服務,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》等法律法規(guī),制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱的機關檔案,是指機關在公務活動中形成的,對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。
第三條機關檔案工作是檔案工作開展的基礎,是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。機關檔案工作是機關不可缺少的基礎性工作,是推進依法行政、促進科學決策、提高治理水平的必要條件,是保護單位和個人合法權益、維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。
第四條機關檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理。國家檔案行政管理部門負責全國機關檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調、統(tǒng)一制度,負責中央和國家機關檔案工作的監(jiān)督、指導和檢查。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導下,負責本行政區(qū)域內機關檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調、制度建設,負責本行政區(qū)域內機關檔案工作的監(jiān)督、指導和檢查。檔案行政管理部門履行檢查職責時,以進入相關場所檢查,詢問有關人員,查閱、復制有關檔案資料等方式開展。中央、地方專業(yè)主管機關應當根據(jù)本專業(yè)的管理體制,在檔案行政管理部門指導下對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導。中央、地方專業(yè)主管機關進行監(jiān)督、指導時,應當遵循統(tǒng)一領導、分級管理原則。
第五條機關的全部檔案應當集中、統(tǒng)一管理。機關檔案管理應當維護檔案的真實、完整、可用和安全,便于檢索、利用和開發(fā)。
第六條機關應當加強對檔案工作的組織領導,將檔案工作納入整體規(guī)劃、和考核體系,與業(yè)務工作同步部署、同步實施、同步發(fā)展。檔案工作所需的基礎設施配備和維護經費,檔案日常管理工作經費,檔案信息化建設經費,檔案宣傳、培訓等其他經費應當列入機關年度財政預算。
第二章機構和人員
第七條機關應當建立由分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)(或承擔該職能的其他綜合辦事機構,下同)及相關部門負責人組成的檔案工作協(xié)調機制,協(xié)調處理本機關、本系統(tǒng)檔案工作重大事務和重要事項。
第八條機關應當按規(guī)定設立檔案工作機構。不具備檔案工作機構設立條件的機關,應當指定檔案工作負責部門。檔案工作負責部門的名稱應當反映檔案工作屬性。經同級檔案行政管理部門同意,辦公地點相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數(shù)量較少的多個機關可以成立聯(lián)合檔案工作機構,對相應機關的檔案進行集中管理。
第九條機關檔案工作機構或檔案工作負責部門(以下簡稱機關檔案部門)應當配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員,具體承擔機關檔案業(yè)務工作。機關文書或業(yè)務部門應當指定人員,承擔相應部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。機關應當建立以機關檔案部門為中心,由相關人員組成的機關檔案工作網(wǎng)絡??h級或形成檔案數(shù)量較少的機關可以綜合考慮工作量等情況,配備適當數(shù)量的專(兼)職檔案工作人員。
第十條機關檔案工作的基本任務是:
(一)貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策,建立健全檔案工作,并將規(guī)范本單位、本系統(tǒng)檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門備案;
(二)制定并組織實施檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計劃;
(三)對機關各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監(jiān)督和指導,對所屬機構的檔案工作進行監(jiān)督和指導;
(四)負責管理機關的全部檔案并提供利用,協(xié)助做好機關政府信息公開工作;
(五)負責機關檔案信息化工作并統(tǒng)籌機關及所屬機構檔案信息一體化工作,推動傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件、電子檔案規(guī)范管理;
(六)接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導和檢查,執(zhí)行年度制度,定期向同級國家綜合檔案館移交檔案;
(七)負責組織檔案業(yè)務交流和檔案工作人員培訓,開展檔案宣傳、活動;
(八)對檔案工作中取得突出成績的部門或個人,向機關提出表彰獎勵建議;對違反檔案管理要求的部門或個人,向機關提出處理建議。
第十一條機關通過政府購買服務方式輔助實現(xiàn)檔案工作基本任務的,應當嚴格限定社會化服務范圍,嚴格審核服務供方的信息安全保障能力和業(yè)務資質,并接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導和檢查。機關檔案業(yè)務社會化服務限于檔案整理、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、紙質檔案數(shù)字復制件全文識別、電子檔案管理技術支持等輔助性工作。社會化服務應當符合《檔案服務外包工作規(guī)范》(DA/T68)規(guī)定。
第十二條檔案工作人員應當為機關正式在編人員,且政治可靠、遵紀守法、忠于職守,具備勝任崗位要求的工作能力。檔案工作人員應當熟悉機關工作,具備檔案管理、信息管理等相關知識背景,并定期參加業(yè)務培訓。不具備前述知識背景的檔案工作人員,應當經過相關專業(yè)知識和技能培訓。
第十三條檔案工作人員調離崗位或退休的,應當在離崗前辦好交接手續(xù)。涉密檔案工作人員的調離應當按照國家有關保密法律法規(guī)執(zhí)行。
第三章基礎設施
第十四條機關應當分別設置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房,并根據(jù)工作需要設置展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務器機房等。檔案庫房應當根據(jù)載體類型分別設置,不具備條件的應當根據(jù)載體類型分區(qū)設置。縣級或形成檔案數(shù)量較少的機關設置庫房以外其他檔案用房時,可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區(qū)設置。
第十五條檔案辦公用房面積按照《黨政機關辦公用房建設標準》執(zhí)行。閱覽用房面積應當滿足不同類型檔案閱覽需求,適應涉密檔案與非涉密檔案分區(qū)閱覽的需要。檔案庫房面積應當滿足機關檔案法定存放年限需要,使用面積按(檔案存量年增長量×存放年限)×60m/萬卷(或10萬件)測算。檔案數(shù)量少于2500卷(或25000件)的,檔案庫房面積按15m測算。整理用房、展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務器機房等用房面積應當滿足業(yè)務開展需要。
第十六條檔案用房宜集中布置,自成一區(qū)。檔案辦公用房選址應當便于檔案庫房管理。檔案庫房選址應當防潮、防火、避免陽光直射,利于檔案保護。檔案庫房不應設置在地下或頂層,地處濕潤地區(qū)的還不宜設置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衛(wèi)生間、食堂(廚房)、變配電室、車庫等可能危及檔案安全的用房。
第十七條檔案辦公用房建筑設計應當符合《辦公建筑設計規(guī)范》(JGJ67)規(guī)定,整理用房、閱覽用房建筑設計應當符合《檔案館建筑設計規(guī)范》(JGJ25)規(guī)定。檔案庫房內不得設置其他用房和明火設施,不應設置除消防以外的給水點,其他給水排水管道不應穿越庫房。檔案庫房的裝具布置、門窗設置應當符合《檔案館建筑設計規(guī)范》(JGJ25)規(guī)定。
第十八條檔案庫房應當根據(jù)需要配備符合國家規(guī)定的密閉五節(jié)柜、密集架、光盤柜、底圖柜等檔案裝具,不得采用木質柜、玻璃門柜等裝具。檔案整理臺、檔案梯、移動置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應當滿足工作需要。檔案庫房配備的檔案裝具應當與檔案庫房樓面均布活荷載標準值相匹配。庫房采用密集架的,樓面均布活荷載標準值不應小于8kN/m或按檔案裝載情況相應增加。
第十九條檔案庫房應當配備溫濕度監(jiān)測調控系統(tǒng),安裝漏水報警設備。檔案庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)。保存重要檔案或具備條件的,應當安裝恒溫恒濕設備,必要時可配備通風換氣、空氣凈化設備。
第二十條檔案庫房應當配備消防系統(tǒng)。根據(jù)檔案重要程度和載體類型的不同,可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細水霧滅火設備。檔案庫房應當安裝甲級防火門,配備火災自動報警設備。
第二十一條檔案庫房應當安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護欄等防護設施,可以選擇設置智能門禁識別、紅外報警、視頻監(jiān)控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統(tǒng)。整理用房、閱覽用房、檔案數(shù)字化用房應當設置視頻監(jiān)控設備。
第二十二條機關應當按照檔案信息化要求,建設或配備能夠滿足庫房現(xiàn)代化管理、檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎設施設備。智能庫房管理基礎設施設備應當滿足溫濕度調控、漏水監(jiān)測、消防報警、安全防范、視頻監(jiān)控等系統(tǒng)集成管理以及其他智能管理需要。檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理基礎設施設備應當符合本規(guī)定第五章要求??h級或形成檔案數(shù)量較少的機關按照本規(guī)定第十九條至第二十二條配備基礎設施設備的,應當滿足溫濕度調控、消防、安防和信息化工作的基本需求。
為加強事業(yè)單位登記檔案管理工作,促進檔案管理的規(guī)范化和標準化,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《事業(yè)單位登記管理暫行條例》的有關規(guī)定,特制定本制度:
1、檔案室實行專人、專柜、專室、集中統(tǒng)一管理,切實做好防火、防盜、防蛀、防鼠咬、防爛、防潮、防塵、防光工作。
2、事業(yè)單位登記管理人員在檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、利用及信息開發(fā)與管理,應建立檔案數(shù)據(jù)庫,做到帳目與實物相符。
3、檔案載體與書寫材料應符合耐久性要求和有關技術標準,嚴禁使用純藍墨水、紅墨水、圓珠筆、鉛筆書寫材料、數(shù)據(jù)填寫一律用阿拉伯數(shù)字書寫,字跡工整,不得潦草。
4、事業(yè)單位登記管理的設立(備案)、變更、注銷(備案)登記、年檢等文件材料應收集及時、整理、歸檔,不得遺漏、丟失。
5、按照檔案管理規(guī)范化要求,資料存放整齊、編排有序、內容數(shù)據(jù)填寫準確規(guī)范。
6、檔案區(qū)分全宗,按類別一一登記,分類整理成相對獨立的保管單位,嚴禁將兩個或兩個以上單位的登記管理檔案的文件材料合并為一盒。
7、外來人員查閱檔案應嚴格執(zhí)行《保密法》和有關保密規(guī)定,并履行登記手續(xù),嚴禁對檔案勾劃、涂改、標記號、折疊、抽取、污損、添加內容等。
8、檔案因管理不善造成檔案損壞和遺失的,按有關規(guī)定,追究當事人責任。
第一章總則
第一條為加強和規(guī)范員工檔案管理,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和勞動部發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》,結合公司工作實際,特制定本辦法。
第二條員工檔案建立范圍
凡被公司招聘并錄用的人員,均應同時擁有個人社會檔案和公司員工內部檔案包括電子檔案、文本檔案各一套。
第二章員工檔案種類及運用
第三條個人社會檔案:本公司員工的個人社會檔案原則上要求均在西安市各人才中心托管,并隨員工工作關系予以轉接。
第四條員工內部檔案:公司員工內部檔案作為個人社會檔案的補充,統(tǒng)一在公司存檔由行政人事部管理,以方便行政人事部工作需求,并按年度視情移交歸存到個人社會檔案。
第五條公司員工內部檔案收集的內容:
1、《員工應聘登記表》、《員工入職登記表》、身份證及戶口本(或暫住證)復印件、最高學歷證書和職稱證書及職業(yè)資格證書復印件。以及其他有關員工職業(yè)、技能信息的相關證書、文件復印件。
2、《勞動合同》、《員工轉正申請表》、職務任免文件、公司內部調令、社會保險轉移繳納證明、年度績效考核表、工傷事故處理記錄、退休、解除勞動合同證明書及其他相關離職手續(xù)文件等材料
3、《培訓合同》、培訓結業(yè)證書、獎懲文件或記錄等其他資料。
4、參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料以及其他可供組織參考的材料。
第三章員工檔案收集程序和歸檔標準
第六條收集辦法:
1、個人社會檔案:個人社會檔案托管在西安市各人才交流中心的公司的員工,提出歸檔申請,由行政人事部統(tǒng)一向申請人檔案所在人才交流中心移交員工內部檔案信息,以形成員工社會檔案的有效積累。移交社會檔案的材料須加蓋公章,并在公司員工內部檔案中留存?zhèn)洳椤?/p>
2、員工內部檔案:公司新入職員工一律由行政人事部負責形成公司內部檔案。凡本文所列應歸檔的各類資料,在職能部門內形成材料后的一周內按要求將材料送交行政人事部歸檔。
第七條歸檔標準:
1、歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應完整、齊全、真實,文字清楚,對象明確,有承辦單位蓋章或個人簽字、有形成時間的日期。
2、一般要求用原件存檔。如用復印件存檔的,須加蓋行政人事部門專用章后方可入檔。
第四章員工檔案的借閱
第八條員工檔案除總經理和副總經理、行政人事部經理及主管人事的主管外,其余人員不得擅自查閱。如確因工作需要查閱和借用公司員工檔案,須填寫《檔案查閱審批表》,報公司領導審批。
第九條有關國家機關及相關單位人員若需查閱員工檔案,應持單位介紹信和本人工作證并填寫《檔案查閱審批表》,由公司領導簽字審批后方予查閱。
第十條員工檔案原則不予外借,如必須借出使用時,須嚴格履行登記審批手續(xù)。
第十一條查閱檔案者必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定,嚴禁在檔案卷宗中涂改、圈劃或抽取撤換檔案材料,不得泄露或擅自擴散檔案內容,違者按有關規(guī)定追究當事人責任。
第五章檔案的轉接
第十二條員工社會檔案的轉接由本人按照相關機構的規(guī)定自行辦理,原則要求社會檔案隨勞動關系一并轉移。
第十三條員工調動或離職,其內部檔案內需要移存至社會檔案的資料由行政人事部負責移存。
第六章員工檔案的存檔期限及銷毀要求
第十四條對于正常離職且離職手續(xù)齊備的員工內部檔案,在公司保存5年(一般員工)—20__年(中高層管理人員)后酌情銷毀。
第十五條對非正常離職或離職手續(xù)不齊全的員工內部檔案,原則上永久留存,未經公司領導批準不得銷毀。
第十六條員工檔案編號管理,檔案編號為八位數(shù)且具有唯一性,其中檔案編號前四位數(shù)字為入職員工序號,包括前兩位公司部門編號和后兩位員工編號。檔案編號后四位數(shù)字表示員工入職的年份和月份。員工檔案編號與員工工卡、餐卡、考勤卡以及未來公司增設的各項與員工信息有關的物品保持一致性,以便檢索。
第十七條員工檔案的銷毀由行政人事部門負責,在辦理檔案銷毀審批手續(xù)后按照國家相關規(guī)定安排專人到專業(yè)銷毀場所進行銷毀。未經鑒定和未經批準,任何人不得擅自銷毀員工檔案。對故意損壞或擅自銷毀者,應視情節(jié)給予懲處。
第七章員工檔案管理人員的職責
1、忠于職守,嚴格執(zhí)行檔案法規(guī)及企業(yè)相關制度,維護員工檔案的真實性。
2、按照歸檔范圍認真收集、鑒別和整理員工檔案材料,并按規(guī)定辦理日常的查閱、借用和轉遞。
3、做好員工檔案的保管、保密和保護工作,確保員工檔案的完整與安全。
4、做好員工檔案工作的基礎建設,促進員工檔案管理工作的規(guī)范化和科學化。
第十八條本辦法自印發(fā)之日起執(zhí)行。
行政人事部
20__年1月5日
一、收集制度。
1、按照黨員檔案材料收集目錄的收集范圍,收集黨員檔
2、了解和掌握形成黨員檔案材料的信息及規(guī)律,并與其建立聯(lián)系制度和收集網(wǎng)絡。
3、歸檔材料應真實規(guī)范,完善齊全,文字清楚,對象明確,手續(xù)完備。由組織形成的材料有形成時間和組織印章,個人撰寫的材料有形成時間和本人簽字。
4、對符合歸檔要求的材料,應按時間順序,登記在黨員檔案材料收集目錄上,并在當月內歸入檔案袋(盒)。
二、查(借)閱制度。
1、查借閱黨員檔案必須由單位組織人事干部在填寫好《申請查閱黨員檔案報告表》后,經單位負責人簽字蓋章后方可登記查閱;紀檢、監(jiān)察、檢法部門因工作業(yè)務需要,了解干部人事檔案情況時,可提供有關部分內容。
2、任何人不得查閱本人及其親屬檔案。
3、需摘錄或復制檔案有關內容和材料的,應征得管檔人員同意,并辦理登記手續(xù)。除代作直接證明的材料外,摘錄或復制的檔案材料,均不予蓋章。
4、查閱檔案人員應按要求認真填寫閱檔情況登記。閱檔時,不得隨意圈劃、涂改、拆散、抽換、污損檔案。
5、檔案一般不得外借,單位黨組織確因特殊情況必須借用的,應在《申報表》中填明借閱理由,報經分管領導同意后,方可借出。借出檔案一般不超過15天,若不能按期歸還,應辦理續(xù)借手續(xù),續(xù)借不得超過一周。
1案材料。做到:主動及時、全面準確、保質保量、安全保密。
三、傳遞制度。
1、轉遞黨員檔案和檔案材料,必須做到及時、完整、準確、安全、保密。
2、黨員流動或變換單位后,應在15天內將檔案轉至新的所在黨組織。
3、轉出的檔案應完整齊全,并按規(guī)定經過認真整理裝訂,不得扣留材料或分批轉出。
4、收到的檔案經核對無誤后,應在回執(zhí)上簽名蓋章,立即退回回執(zhí),轉出的檔案,逾期1個月未退回執(zhí),應及時催收。
四、保密制度。
1、黨員檔案是反映黨員政治生活的重要材料,必須嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》、《保密法》的規(guī)定,確保檔案的安全和保密。做到:保守機密,慎之又慎。
2、牢固樹立保密觀念,嚴守黨和國家機密,不隨意向無關人員提供檔案或泄露檔案內容,違者視情節(jié)輕重,給予批評教育或必要處分。
3、不得在不利于保密的地方存放和查閱黨員檔案。
4、不準帶黨員檔案出入公共場所,不準用普通電話索要或提供檔案內容。
5、檔案管理人員不得保管本人及親屬檔案。
6、查閱檔案前,必須弄清查閱檔案的用途或理由,查閱者與被查閱人員的關系。對符合查閱檔案條件要求的,給予接待,并對其查閱的有關用途,予以保密,不得隨意泄露。
X社區(qū)
X年__月
為進一步加強檔案管理工作,夯實檔案工作基礎,切實提高檔案管理水平,有效地保護和利用檔案,根據(jù)《干部人事檔案工作條例》,現(xiàn)制定管理辦法如下:
本辦法適用于我縣機關事業(yè)單位副科級以下的管理人員、專業(yè)技術人員和工勤人員的檔案管理工作,實行單位一把手負責制,選配政治素質好、作風正派的專門工作人員(以下簡稱人事干部)負責本單位檔案的收集、整理、保管、接交和利用工作,并保證人員相對穩(wěn)定。
檔案工作應遵循五大原則,即黨管干部、黨管人才,依規(guī)依法、全面從嚴,分級負責、集中管理,真實準確、完整規(guī)范,方便利用、安全保密。
各單位人事干部主要負責本單位檔案材料的收集、整理、移交和保管____,負責本單位檔案的查(借)閱等檔案利用工作,負責接交的檔案材料真實準確,完整規(guī)范,堅決杜絕非專職人員辦理檔案相關事宜。
一、檔案內容
檔案材料主要涉及干部職工工作及學習過程中形成的供組織考察的各類資料,包括十大類:一是履歷類材料,二是自傳和思想類材料,三是考核鑒定,四是學歷學位、職稱、論文、培訓,五是政審、審計類,六是黨、團材料,七是表彰獎勵材料,八是處分材料,九是工資、任免、招工、入伍、考察、職級并行、出國(境)審批,十是報到(派譴)證、計生材料。
二、檔案管理
檔案管理包括檔案材料的收集、鑒別、整理和接交。
收集檔案材料時應確保收集材料屬歸檔范圍,確保收集材料填寫規(guī)范、真實完整。具體要求:①檔案材料應當為原件;②檔案材料載體使用國際標準A4型(長297毫米,寬210毫米)公文用紙,用黑色的中性筆填寫(或打印);③屬成套材料的,必須頭尾完整。
經鑒別,符合歸檔范圍的材料自材料形成之日起一個月內按要求履行移交手續(xù)送交檔案室。自文件下發(fā)之日起,未及時移交的檔案材料,檔案室不再接收。
三、檔案利用
檔案利用主要包括查(借)閱、復制和摘錄等。嚴禁拍攝復印檔案內容,因工作需要取證的,經審查批準后方可復印。
查(借)閱檔案一般要求2名以上共產黨員按程序申請,
由檔案室根據(jù)規(guī)定,確定是否提供和提供什么材料。嚴禁個人查(借)閱本人及其直系親屬的檔案。檔案一般不外借。確因工作需要外借的,由借閱單位履行審批手續(xù),限期歸還,不得轉借。
查檔(含復制、摘錄)程序:查閱單位填寫《查閱檔案審批表》,經單位和主管單位負責人同意后,報檔案室分管領導審批,人事干部持本人二代身份證及審批后的《查閱檔案審批表》到檔案室辦理。不得憑借調查證明材料介紹信查檔。
臨猗縣人力資源和社會保障局
20__年7月11日
一、教導處對于上級主管部門下達的通知、通告等建立相應的來文檔案,進行保存。
二、做好教學常規(guī)資料的`收集整理,如教導處工作計劃及年級組、教研組、備課組、活動小組的工作計劃與記載。教導處會議應有詳細記錄,做到時間、人員、議題三落實。
三、期中及期末考試的相關資料(如試卷、學生成績、分析材料等)形成良好的管理機制。
四、認真管理學生的學籍及錄取、升學的原始材料。
五、按照學校文書檔案和教師業(yè)務考績檔案的歸檔范圍和要求,收集、整理好學校、教師在活動中的各種書面材料(如公開課的教案、課件、評議等)。
六、教導處有專人對教學工作檔案進行管理,在傳遞、借閱、利用、統(tǒng)計有關材料時,必須做好有關登記手續(xù)。
一、建立健全學生健康檔案管理制度,建立學生個人健康卡,對學生定朝進行健康檢查,對所獲數(shù)據(jù)歸類整理,隨時向學校領導匯報或者提供學生身體素質方面的情況或資料。
二、開展衛(wèi)生常識教育,搞好衛(wèi)生宣傳,向師生介紹衛(wèi)生保健、除害滅病等方面知識,教育學生養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習慣。
三、定期開展常見病、多發(fā)病、傳染病的調查與預防工作。做好學生生長發(fā)育、營養(yǎng)等方面的調查與統(tǒng)計工作。
四、抓好師生的衛(wèi)生保健工作,對師生小傷小病,能及時處理和治療。協(xié)助領導做好教職工的____工作。
五、建立教職工健康檔案,掌握教職工的身體健康情況,指導教職工防病治病。及時為新調進教職工辦理醫(yī)療卡。
六、負責督促學生清掃教室和清潔區(qū),檢查環(huán)境衛(wèi)生情況,開展衛(wèi)生評比工作。加強對學生飲食衛(wèi)生和運動衛(wèi)生的監(jiān)控,經常巡視學生眼保健操情況。
七、管理好學生。要及時上報,并做好造冊登記工作,療理師生傷病應認真寫好病歷,對支出藥品要認真作好記載。
一、學校必須有專門的安全檔案,并分類存放。
二、安排專人負責安全檔案的管理工作。
二、根據(jù)實際情況建立安全工作計劃及部署檔案、消防檔案、重點部位檔案、易燃易爆危險品檔案等。
三、安全檔案應包括安全基本情況和安全管理情況。
四、安全基本情況包括內容:
(一)年度安全工作計劃、總結、部署,各種安全文件資料。
(二)單位基本概況,重點部位情況。
(三)安全責任人、管理人崗位職責。
(四)各種安全制度。
(五)各種安全設施、器材情況。
(六)其他與安全有關情況。
五、安全管理情況包括內容:
(一)安全設施、器材定期檢查記錄,維修保養(yǎng)的記錄。
(二)安全隱患及其整改情況的記錄。
(三)安全檢查、巡查記錄。
(四)安全宣傳教育培訓記錄。
(五)安全情況、事件、事故及處理記錄。
(六)獎懲情況記錄。
(七)其他有關安全管理的情況。
六、安全檔案管理納入“學校安全工作量化考核評估標準”中,與對學校及本人績效考核結合。